Características de los informes de seguimiento de proyectos
Los informes de seguimiento de proyectos son una herramienta del control de proyectos realmente eficaz. Se utiliza para informar del estado del proyecto a las partes implicadas. Existen diferentes tipos de informes de seguimiento de proyectos en función del público al que van dirigidos:
- Informes internos. Su principal objetivo es informar del estado del proyecto a los responsables de la empresa para que sean conocedores del rendimiento y productividad del proyecto. También se pueden elaborar informes del estado del proyecto para el equipo de trabajo, se trata de un informe de carácter informativo y no de carga de trabajo. Se utiliza a modo motivacional.
- Informes externos. El fin de estos informes es hacer partícipe al cliente del estado de su proyecto. El director de proyectos es el encargado de informar de todo el avance del proyecto.
Requisitos de los informes de seguimiento de proyectos
Dentro de la gestión de proyectos es necesario elaborar diferentes documentos de trabajo. Independientemente del tipo de informe que realicemos es necesario que cumpla una serie de requisitos. A continuación detallamos las características de los informes de seguimiento de proyectos que son comunes para todos:
Canal de comunicación
La labor del responsable del proyecto es informar a todas las partes implicadas del estado del mismo. Se trata de un documento de trabajo formal por lo que su transmisión debe seguir ese camino. Se pueden enviar por email a los responsables de la empresa o el cliente, o se puede exponer a través de una reunión de trabajo.
Existen metodología para la gestión de proyectos que estipulan cuándo y cómo enviar el informe de seguimiento.
Estructura estandarizada
El formato del informe de seguimiento sigue una estructura clara para facilitar su lectura. Se trata de un documento conciso que no ocupa muchas páginas. El contenido que se detalla corresponde con la situación del proyecto, las tareas planificadas y el estado de cada una de ellas, los objetivos que ya se han alcanzado, los posibles riesgos y problemas que hayan surgido o puedan surgir en el futuro próximo y los objetivos que se prevén alcanzar próximamente.
Estilo del informe de seguimiento
Los informes de seguimiento de proyectos son concisos, se utiliza un estilo directo con frases cortas. El receptor del informe puede obtener los datos de manera rápida y visual. No son informes de largas lecturas y difícil comprensión. Dependiendo de la duración del proyecto se puede llegar a enviar más de 10 documentos. Tienen que ir directos al grano.
Contenido del informe de seguimiento
Dependiendo del público al que va dirigido el contenido del informe puede variar. La dirección de la empresa está interesada en la rentabilidad del proyecto, el cliente en si se cumplen los tiempos y los trabajadores en los próximos pasos a realizar. Pero el contenido común para todos es la situación general del proyecto y cuáles son los objetivos y si se han alcanzado. También se mencionan los principales riesgos por si desvirtúa el resultado del proyecto.
