Cómo hacer los informes de gastos de los empleados

A veces a los empleados se les pide realizar tareas en el desempeño de sus obligaciones. Viajes, visitas a clientes, comidas y alojamiento por desplazamientos, cursos de reciclaje… Todos los pagos efectuados se recopilan en un documento llamado informe de gastos de los empleados.

En esta hoja de gastos de los empleados, se recogen los gastos de cada uno de los trabajadores. Y es precisamente a cada uno de ellos a los que se les abonaría el importe correspondiente.

¿Qué es un informe de gastos de empleados?

Es uno de los documentos de Recursos Humanos, en soporte de papel o digital, que han de rellenar los trabajadores. Mediante estas hojas de gastos de los empleados, se solicita el reembolso de todos aquellos gastos realizados en el desempeño de su tarea. Desde el área de Recursos Humanos se debe definir, por tanto, cómo va a ser este informe de gastos de los empleados, evitando en la medida de lo posible el “engorde” que a veces suele efectuarse, ya que dicho departamento es el responsable de la gestión del personal.

Por lo general, estas hojas de gastos de los empleados recogen: dietas por desplazamiento, alojamiento, viajes, reuniones de equipo y comidas. Cada uno de los empleados que deba aportar una cantidad económica por alguna acción relacionada con su trabajo puede o debe rellenar este informe de gastos de empleado. De este modo, la empresa le abonará el importe, siempre que éste esté debidamente justificado aportando los justificantes del mismo como son las facturas y tickets.

Desde Recursos Humanos, se decidirá qué epígrafes serán recogidos por la hoja de gastos de los empleados. Normalmente, éstas recopilan información básica como son: la fecha, el concepto, el proveedor que en determinados casos puede ser también un cliente en potencia y el importe del mismo.

El departamento de Administración, por lo general, es el encargado de supervisar y revisar dicho informe de gastos de empleados. Éste desglosa los gastos fiscalmente deducibles de los impuestos, como pueden ser el IVA o las posibles deducciones profesionales. Además, procura, en la medida de lo posible y si el software de gestión lo permite, exportar los correspondientes asientos contables para la elaboración de la contabilidad.

Gracias a este tipo de informe de gastos de empleados, es posible controlar los gastos de los trabajadores. Hay que tener en cuenta que no tiene nada que ver con los habituales sueldos y salarios. Tampoco se incluyen los seguros sociales.

En cambio, las empresas suelen añadir, a la hoja de gastos de los empleados, campos específicos con los que obtienen mayor información. Esta recolección de datos servirá para mejorar la administración y gestión de las mismas, crear planes y categorías que irán encaminados a elaborar mejores informes.

¿Cómo se hace un informe de gastos de empleados?

Toda empresa necesita disponer de un Presupuesto de Gastos para que la eficiencia sea la más idónea. Una buena herramienta que facilitará esta tarea es el Informe de Gastos de Empleado. Por regla general, el propio empleado, quien ha generado el gasto, es el encargado de rellenar este tipo de informes, junto con la correspondiente entrega de justificantes. Normalmente, suelen ser facturas, recibos de tarjetas de crédito de empresa…

Después el supervisor revisa dicho informe y a continuación es el departamento de Recursos Humanos o contabilidad el que realiza el reembolso al trabajador o colaborador en la nómina, en nombre de la empresa. De esta manera, se controla que estos gastos sean reales y correspondan con las gestiones encomendadas por la empresa. A la vez, estos datos se van incorporando a la contabilidad, la cual puede ser o irá siendo auditada para su control.

El control de los gastos puede ser tedioso si se hace manualmente, para ello disponemos de herramientas como son las plantillas de control de gastos que nos ayudan y evitan posibles errores en el Informe de gastos de empleado. Lo más aconsejable es contar con una plantilla que nos permita automatizar toda esta documentación.