Cómo hacer un albarán

Requisitos para hacer un albarán
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El albarán o nota de entrega es un justificante de compra que se usa para acreditar y verificar la entrega de un pedido o la prestación de un servicio entre varias partes. La finalidad principal de este documento es demostrar una transacción entre comprador y vendedor.

Para el vendedor el albarán supone un justificante que acredita que el comprador ha recibido conforme un pedido. En el caso de que la entrega del pedido sea a cargo de una empresa o persona externa al vendedor, la nota de entrega confirma que la mercancía ha sido entregada satisfactoriamente.

Requisitos necesarios para hacer un albarán

Según el país que lo emita el contenido del albarán puede variar, pero por norma general, el albarán de una empresa debe incluir un contenido mínimo para demostrar la existencia de la transacción comercial. Cabe mencionar que el contenido en estos documentos no está delimitado por la ley, esto significa que no hay datos obligatorios pero sí que se siguen unos estándares.

Además podemos distinguir entre distintos tipos de albarán según los datos que se incluyan en el documento y su funcionabilidad.



El uso de un tipo de albarán u otro dependerá de la información que solicite el cliente en el justificante de compra como de la política de facturación que siga el vendedor.

Pasos para hacer un albarán

Al poner en marcha un pedido se tiene que enviar un albarán original y una copia al comprador. Éste deberá firmar la nota de remisión una vez confirme que ha recibido toda la mercancía en las condiciones preestablecidas. El albarán de compra original queda en posesión del comprador mientras que la copia será devuelta al vendedor. Para poder reclamar es necesario guardar el justificante de entrega.

Se recomienda utilizar el presupuesto o la confirmación de la orden de compra elaborados anteriormente como modelo o referencia para redactar el albarán de entrega.

La estructura de un albarán o nota de entrega es sencilla. Se deberá indicar en el título la naturaleza del justificante de entrega seguido de la numeración correspondiente, que servirá de ayuda para gestionar los albaranes. A continuación debe aparecer una descripción del pedido y la mercancía que se debe incluir en el envío. Es necesario que aparezcan en la entrega los datos identificativos del comprador y vendedor.

¿Qué tener en cuenta para rellenar un albarán?

El uso del albarán es muy frecuente en las empresas sin embargo, hay que conocer una serie de características de las notas de entrega muy importantes para hacer un correcto uso del justificante de entrega y que sirva como garantía.

  • El uso del albarán no es obligatorio. En la práctica se entrega directamente la factura en muchas ocasiones. Si se trata de operaciones comerciales muy seguidas se suele entregar el albarán y al final del período se emite una factura que incluye todas las transacciones.
  • Un albarán no sustituye a una factura ya que ambos documentos cumplen funciones distintas y exten diferencias entre albarán y factura, pero sí están relacionados entre sí. Una vez el albarán haya sido firmado suponiendo la conformidad del destinatario la fecha de entrega especificada en la nota de entrega de la mercancía abrirá paso al plazo de pago del comprador. Por tanto el plazo disponible para pagar la mercancía es la que indica el albarán firmado y no la fecha d emisión de la factura.
  • La firma en el albarán es muy importante. Un albarán firmado supone que se ha recibido el pedido conforme a lo solicitado entre las partes y por tanto no podrá derivar en reclamaciones. En el caso de no ser así, la ausencia de firma en el albarán supone la devolución de la mercancía. También se puede optar por firmar el albarán especificando en el mismo las disconformidades detectadas.

En el caso que empieces una actividad como autónomo o empresa o hayas tomado la iniciativa de generar tus propios documentos es recomendable utilizar herramientas que te ayuden a generar y presentar documenos de manera ágil y sencilla. Por ello utilizar una plantilla de albarán te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo para que no suponga un quebradero de cabeza.

Plantilla albarán

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