Cómo se hace un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt nos va a ayudar a planificar y gestionar los proyectos de una forma mucho más eficiente. Es muy útil sobre todo para medir bien el tiempo y organizar las tareas que requieren las distintas fases de un proyecto.
Se trata de un gráfico de barras que nos va a ayudar de una forma muy visual a gestionar un proyecto. A día de hoy, todavía hay quien prefiere realizar este tipo de diagramas en papel. Sin embargo, se recomienda la utilización de software informático porque nos va a ahorrar mucho tiempo a la hora de ir elaborando las fases de los distintos proyectos.
Pero, además, recopilaremos la información de una manera mucho más detallada. Al utilizar un programa informático, podremos ir adaptando dichos datos de manera mucho más sencilla. Porque debemos tener en cuenta que cuando realizamos un proyecto, pueden surgir cambios o incidencias a lo largo del proceso.
Las ventajas que ofrece utilizar este diagrama de Gantt es que se adapta a cualquier tipo de proyecto. Además nos permite ir ajustando la cronología de cada proyecto y/o tarea y sobre todo, comprobar la administración de tiempo, la organización y ver en un vistazo toda la información del proyecto.
Pasos para hacer el diagrama de Gantt
A la hora de realizar un diagrama de Gantt tendremos que tener en cuenta los siguientes pasos:
Entender la estructura del proyecto
El realizar el diagrama de Gantt nos ayuda a planificar e implementar cada etapa. Esto es conocemos con todo detalle cada tarea que hay que realizar en cada etapa del proyecto y cómo éstas se relacionan entre sí.
Recopilar la información
Para planificar cada tarea en la gestión de proyectos es necesario reunir todos aquellos datos sobre los procesos y recursos que son necesarios en cada momento del proyecto. Esta información será el punto de partida a la hora de realizar el diagrama de Gantt.
Establecer los plazos de cada una de las tareas
A cada actividad le asociaremos un tiempo estimado de realización. Normalmente, en una plantilla del diagrama de Gantt lo indicaremos mediante la longitud de las barras horizontales. Así sabremos de forma visual que etapas llevan más tiempo.
Planificar bien las tareas
El siguiente paso es programar las tareas y ajustar los plazos de entrega del proyecto, así como ir distribuyendo de forma ordenada y sucesiva las distintas actividades que haya que realizar. Uno de los objetivos del diagrama de Gantt es eliminar tiempos muertos y a cumplir con los plazos.
Poner toda la información y tareas en un gráfico
Al igual que un puzzle iremos encajando todas las piezas en las distintas barras de tareas con un plazo fijado.
Evaluación de las tareas del proyecto
Determinaremos qué actividades dependen de otras para ser realizadas. De esta forma veremos a simple vista las tareas que hay que ir elaborando a medida que se avanza con el proyecto.
Utilización de aplicaciones informáticas
Como señalábamos al principio, aunque se puede realizar en papel, es aconsejable utilizar alguna herramienta digital. Esta nos facilitará incorporar las distintas adaptaciones que irá sufriendo el proyecto a lo largo de su desarrollo.
Plantilla diagrama de Gantt
Un ejemplo de este tipo de herramientas, lo podemos encontrar en Factufácil. En el amplio catálogo de plantillas encontramos unas la plantilla del diagrama de Gantt. Está elaborada con Excel y nos permitirá gestionar y controlar la ejecución de cualquier proyecto. Sabremos qué tareas hay que realizar, qué subtareas hay en cada una de las actividades a realizar, ver a qué miembro del equipo le corresponde realizarlas, etc.
Además incorpora un dashboard y un calendario de proyectos que facilita el seguimiento de cada proyecto de forma muy visual y práctica. Asimismo, podemos conocer de forma inmediata las tareas que hay pendientes y si se está cumpliendo con las fechas de entrega.
