Diferencia entre albarán y factura
Aunque en la práctica se suelen confundir muy a menudo el albarán y la factura estamos hablando de dos documentos mercantiles distintos. Es importante conocer las características de cada uno para usar correctamente una nota de entrega o un albarán según su función.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento mercantil que acredita la entrega o recepción de un producto o la prestación de un servicio entre varias partes. Su función es la de verificar la tansacción y su recepción. Sin embargo con un albarán no justificamos el pago de la mercancía o la prestación del servicio.
Existen diferentes tipos de albarán según la información que se incluya y la funcionalidad el mismo.
El albarán lo elabora el emisor del pedido. Cuando el comprador recibe la mercancía debe firmar la nota de entrega si está conforme con las condiciones establecidas de recepción. Así el vendedor recibe una copia firmada del albarán donde consta la información, el momento y la forma en que se ha llevado a cabo la transacción. Es necesario conocer los requisitos legales que derivan del albarán para establecer garantías en caso de posibles incumplmientos de lo acordado en el albarán de compra.
El albarán es por tanto un documento que ayuda a controlar todos los movimientos de un negocio.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de carácter mercantil que indica la compra o la venta de un bien o servicio en el que se detallan las mercancías compradas o los servicios contratados. En la factura se ha de incluir la cantidad y el importe de los mismos. Por tanto en una factura se recoge información relativa a la compraventa.
Existen diferentes tipos de factura según la finalidad de cada una pero debido a que cumple con unas funciones tributarias la factura debe incluir un contenido mínimo en base al nuevo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aplicable a partir del 1 de enero de 2013.
¿Cuál es la diferencia entre factura y albarán?
El albarán no es una factura, y tampoco la sustiuye, por tanto no hay que confundir ambos términos. La principal diferencia entre una nota de entrega y una factura es que el primero no tiene funciones tributarias y no es obligatoria en una transacción comercial. En cambio una factura tiene efectos tributarios y validez fiscal ya que justifica el pago de la transacción y su emisión es obligatoria. Es decir, el albarán no equivale nunca a una factura a efectos fiscales.
Por otro lado, el albarán es un documento cuya función es demostrar la entrega de una mercancía garantizando que el pedido ha llegado satisfactoriamente a su destinatario. En este documento se puede especificar el importe de la mercancía entregada (albarán valorado) pero únicamente sirve para detallar la transacción y en ningún caso tiene efectos tributarios.
En cambio, la factura tiene como finalidad acreditar que se ha realizado una operación comercial. En ella se debe incluir siempre el importe del producto o servicio del pedido y el IVA u otros impuestos aplicados.
Respecto a la reclamación de un cobro no tienen la misma validez. Un albarán simplemente refleja la entrega de una mercancía o prestación de un servico y este mismo contenido debe incluirse posteriormente en una factura. Sin embargo, en una factura podemos recopilar toda la información de varios albaranes correspondientes a varias entregas de mercancías realizadas.
Hay veces que la factura no detalla el contenido del albarán sino que tan sólo incluye una relación de los albaranes entregados. En estos casos si no conservamos el documento del albarán desaparece la descripción del contenido y no se podría justificar la operación de compraventa.
Es recomendable conservar los albaranes unidos a la factura hasta el plazo de prescripción establecido en la ley.
