Pasos para realizar una buena gestión de proyectos
La gestión de proyectos se basa en diferentes acciones que debemos realizar para llevar a cabo un proyecto de manera satisfactoria para el cliente. La gestión de proyectos está formada por diferentes etapas por las que pasa el Director de Proyectos y el equipo de producción hasta concluir con el proyecto. El éxito de un proyecto depende de cómo se ha gestionado.
El Director de Proyectos puede aplicar diferentes metodologías de gestión de proyectos, aunque cada una de ellas tiene unas especificaciones concretas los pasos que se realizan son los mismos.
Etapas en la gestión de proyectos
Una buena gestión de proyectos comienza con un análisis previo y concluye con la entrega del proyecto cumpliendo con las expectativas del cliente. ¡Descubre todas los pasos a realizar en la gestión de proyectos!
Para llevar a cabo una correcta gestión de proyectos es necesario seguir las siguientes fases:
Análisis inicial del proyecto
El primer paso en la gestión de proyectos es analizar el trabajo que se va a realizar. Saber qué necesita el cliente y determinar cómo lo vamos a llevar a cabo. Para saber si el proyecto es viable es necesario realizar en primer lugar un análisis de viabilidad. En esta fase se determina si se puede llevar a cabo el proyecto en los tiempos pactados.
- Análisis previo del proyecto
- Determinación de los objetivos que persigue el cliente
- Guía de requisitos con todos los detalles que busca el cliente
- Análisis de viabilidad del proyecto
Planificación del proyecto de trabajo
Si tras analizar el proyecto decidimos realizarlo en los tiempos marcados y cumpliendo las exigencias que quiere el cliente llega el turno de planificar el trabajo. Esta fase consiste en determinar cómo se va a hacer el proyecto. En este momento se pueden aplicar diferentes técnicas de gestión de proyectos, existen técnicas centradas en los recursos de la empresa, otras en las entregas al cliente o en crear hitos a corto plazo como el Diagrama de Gantt.
- Asignar los recursos al proyecto
- Determinar plazos de entrega
- Indicar las prioridades
Ejecución de las tareas asignadas al proyecto
El siguiente paso en la gestión de proyectos es ejecutar el trabajo tal y como se ha planificado, puedes hacerlo fácilmente con las herramientas para mejorar el trabajo en equipo de Negokai, que ofrece un listado de programas y apps completo para aprender a delegar las diferentes tareas a cada miembro del equipo.
Si durante el proceso de producción hubieran contratiempos, hay que abordarlos de tal manera que no afecte a los tiempos de entrega del proyecto.
- Asignación de tareas al equipo del proyecto
- Ejecución de trabajo
- Peticiones de mejora o cambios
Seguimiento y control del trabajo
Durante todo el proceso de gestión del proyecto se debe llevar una tarea de seguimiento. El seguimiento se aplica tanto al proyecto y al equipo de producción como al cliente. Para cumplir con las expectativas del cliente es necesario conocer en todo momento su opinión y estado. El seguimiento del cliente garantiza que estamos haciendo bien las cosas.
- Seguimiento de tareas
- Seguimiento de incidencias
- Seguimiento de clientes
- Gestión del producto final
Finalización del proyecto
Por último se encuentra la fase de cierre de proyecto. Cuando ya está desarrollado el producto llega el momento de entregarlo al cliente. Si hemos seguido las anteriores fases correctamente el cliente quedará satisfecho con el trabajo realizado.
- Fase final de control
- Analizar los resultados
- Fedback con el cliente
Podemos trabajar con el cliente con un único proyecto y tras concluirlo terminar la relación laboral, pero es posible establecer una relación profesional duradera. Después de un proyecto exitoso entregado en tiempos pueden venir muchos más.
