Validez fiscal de una factura proforma

Muchos profesionales independientes y empresarios se preguntan acerca de la validez fiscal de una factura proforma. Como bien sabemos acerca de la finalidad de la factura proforma, este documento tiene como objetivo señalar a identificar un pacto comercial entre ambas partes, de acuerdo a una operación de compraventa reflejando la cuantía del producto servicio, el impuesto que se adjudicará, etcétera.

En ocasiones se llega a confundir con el presupuesto por la similitud de contenido entre ambos documentos. Y es que, hay empresas que optan por enviar una factura proforma cuando un posible cliente le solicita una oferta comercial. Conoce cuál es el contenido mínimo de la factura proforma.

Esa factura incluiría todos los servicios o productos que se van a intercambiar durante el proceso de la operación con los precios detallados. Este tipo de documento no sería un presupuesto, sino una factura provisional sobre una transacción que todavía no se ha desarrollado.

De este modo, comprende algunos elementos comunes con la factura ordinaria, tal y como sucede con los datos de cliente y proveedor, detalle de los servicios o productos, precio, y fecha de emisión.

Sin embargo, la validez fiscal de la factura proforma es muy distinta por lo que se obliga al emisor del documento a especificar en lo alto de la hoja, a través de un encabezado en letras grandes bien visibles, que el usuario se encuentra ante una factura proforma.

Hacienda no comprende ni otorga ninguna validez fiscal a este documento, por lo que ninguna empresa podrá utilizar la proforma como el justificante de operación de cara a la Agencia Tributaria.

En caso de inspección o requerimiento solo tendrá validez la factura ordinaria y cualquier otro documento se entenderá como nulo. Existen algunos supuestos en los que la factura simplificada también podrá aceptarse, pero no con carácter general. Conoce más sobre cuándo expedir facturas simplificadas.

Finalidad de la factura proforma

Evidentemente, una vez que entendemos que la factura proforma no tiene validez fiscal, lo lógico es llegar a pensar ¿qué finalidad tiene entonces la emisión de este documento?

Pues bien, la factura proforma se utiliza por aquellas empresas que tienen un pago pendiente por alguno de sus clientes como un medio para poder reclamar el cobro del crédito impagado.

Así, la factura proforma puede llegar a tener validez de pseudocontrato cuando la empresa es capaz de acreditar las condiciones de la transacción comercial, en caso de que su cliente firme y otorgue conformidad al documento.

Pero cabe destacar que estamos hablando de validez legal para los supuestos de impago, pero en ningún caso, validez fiscal para la Agencia Tributaria.

Aquellas empresas que crean que conservando un documento de factura proforma ya es suficiente para justificar un ingreso o gasto, están muy equivocadas. De hecho, han habido bastantes casos de sanciones y penalizaciones a negocios que utilizaron esta táctica de cara a Hacienda. A pesar de que se haga con buena fe, es un consenso aceptado y regulado fiscalmente.

De este modo, la ausencia de validez fiscal también implica en este caso, ausencia de validez contable (al contrario de lo que sucede con la factura simplificada, que a pesar de no utilizarse de forma generalizada como justificante fiscal sí tiene implicación en contabilidad).

Así, ninguna factura proforma podrá incluirse en los libros de contabilidad, manteniéndose únicamente a título informativo entre emisor y receptor de la transacción comercial a modo de resguardo.

Siguiendo en esta línea, resulta evidente que el documento de proforma nunca deberá incluir un número de serie consecutivo en relación a las facturas de ventas reales. Si esto se hiciera así, podría entenderse la existencia de engaño por parte de la empresa que vende hacia la que compra.