Contabilizar una factura simplificada

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Por supuesto que es posible contabilizar una factura simplificada tanto para la empresa que la emite como para el receptor de la transacción. Sin embargo, la principal diferencia radica en la posibilidad de deducción, que no siempre será posible.

La última reforma en el Reglamento de Facturación aprobada en 2013 supuso la supresión del ticket por la factura simplificada, un documento acreditativo de resguardo como resultado de la transacción.

Entre los datos básicos que deben aparecer en una factura simplificada, destacamos los siguientes:

• Datos del expedidor
• Serie o número identificativo que siga una serie correlativa
• Los productos o servicios entregados
• La cuantía de contraprestación total y el IVA

Por ello, otros documentos que no integren las características mínimas no se considerarán factura simplificada y por tanto no tendrán ningún tipo de validez, aunque hayan empresas que deseen usar otros justificantes como hojas de pedido, albaranes, etc. para demostrar transacciones comerciales.

Sin embargo, en caso de que el destinatario desee contabilizar una factura simplificada y éste sea una empresa, es necesario tener en cuenta que para que la Agencia Tributaria contemple como deducible su importe se requiere que el documento describa los datos de NIF o CIF identificativos del receptor.

Sin ello, la factura simplificada sería completamente anónima y podría suponer fraude en cuanto a su deducción, al no ir dirigida como tal hacia una empresa concreta. Este tema aunque suscitó una considerable polémica entre los empresarios, tuvo su finalidad para evitar engaños en la contabilidad al incluir como gasto multitud de tickets que poco tenían que ver con la actividad comercial del negocio.

Cómo contabilizar una factura simplificada

Contabilizar una factura simplificada no supone ningún procedimiento especial, sino seguir el método tal y como se procede con cualquier factura completa.

Siempre que dicha factura haga referencia a gastos reales de la empresa, Hacienda contempla y acepta sin ningún problema que se incluya dicho importe en los libros de registros de contabilidad del negocio.

La factura simplificada deberá mencionar el tipo impositivo y el importe total, pero no tiene obligación de señalar al destinatario de la operación. En este caso no habría problema a la hora de contabilizar el importe, pero cosa distinta sería si la empresa deseara deducirse el IVA procedente de esa actividad.

Así sucede que muchos tickets desglosan el importe y el impuesto con detalle en la factura simplificada, pero no por eso son justificantes válidos a la hora de solicitar la deducción del IVA, puesto que su carácter anónimo permite que cualquier persona sea la destinataria de la operación y no el contribuyente en cuestión.

No obstante aunque de manera excepcional, Hacienda pueda entender ciertas excepciones y exonerar a algunos sectores o tipos de empresas para aceptar los tickets como método deducible, en el resto de casos es necesario que se cumplan los supuestos descritos y aparezcan los datos del receptor para que la factura simplificada no sea anónima.

Para ello, la Administración Tributaria dispone de amplia información sobre cómo solicitar la petición de la factura completa para poder deducir el IVA de las operaciones registradas en la contabilidad como una factura simplificada. En caso de negativa por parte de la empresa emisora del ticket, será posible interponer una reclamación económico administrativa.

De ahí que tras estas facilidades para solicitar el canje de ticket a factura ordinaria, Hacienda requiere que cualquier empresa o profesional antes de incluir como gasto deducible una operación justificada por factura simplificada, demande el documento acreditativo de factura completa.

Si tienes alguna consulta concreta sobre cómo contabilizar una factura simplificada siempre puedes consultar con un equipo gestor especializado en dichos temas. Mientras tanto, te invitamos a que revises la respuesta a todas nuestras dudas sobre facturación.