Contabilizar una factura recapitulativa

¿Tienes dudas sobre cómo contabilizar una factura recapitulativa? ¿No tienes claro cuál es el proceso a seguir o las bases de su estructura? En este artículo hablamos con más detalle sobre ello.

Empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas por la venta de bienes y la prestación de servicios realizados. Al igual que el resto de facturas, las facturas recapitulativas necesitan ser contabilizadas para llevar un correcto registro de la empresa o de la actividad profesional realizada, si se trata de un autónomo.

En primer lugar, para contabilizar una factura recapitulativa hay que tener en cuenta el motivo que puede generarla: resumir todas las facturas dirigidas a un mismo destinatario en un mes natural.

En segundo lugar, la factura recapitulativa debe describir de forma genérica, breve pero fácilmente comprensible, las operaciones que agrupa.

¿Cómo contabilizar las facturas recapitulativas recibidas o emitidas?

Las facturas recapitulativas recibidas de proveedores o acreedores o emitidas a clientes pueden ser facturas con IVA, sin IVA, con retención de IRPF o sin retención de IRPF.

En el caso de tener una factura recapitulativa con IVA y sin retención de IRPF, ha de incluir la base imponible de las operaciones realizadas, el IVA (el general es 21%) y el total resultante.

Así, el primer asiento contable del proveedor deberá reflejar en el “haber” la base imponible más el IVA, en el “debe” la base imponible, figurando como gasto y, por último, también en el “debe” el IVA soportado.

El segundo asiento tendrá que reflejar tanto en el “debe” como en el “haber” el total resultante de la base imponible más el IVA, la cuenta con la que se realiza el pago y la fecha del mismo.

Si se trata de una factura recapitulativa con IVA y con retención de IRPF, ha de incluir la base imponible de las operaciones realizadas por el destinatario durante el mes, el IVA, la retención de IRPF correspondiente y el total resultante.

En el caso de los autónomos, el IRPF aplicable es de un 15% salvo para los nuevos autónomos, que en los tres primeros años de actividad tributan un 7%.

En este caso, el primer asiento contable del proveedor incluirá, en la primera columna, el “haber” con el total resultante, en la segunda columna el “haber” de la retención por IRPF practicada, en la tercera columna el “debe” con la base imponible y, en la última columna, el “debe” con el IVA soportado.

El segundo asiento reflejará el pago realizado con la cuenta bancaria y fecha como en el primer caso explicado.

Por otra parte, si la factura recapitulativa recibida o emitida se refiere a importaciones de países de fuera de la Unión Europea, no es necesario reflejar el IVA en la contabilidad si no pasa por la aduana correspondiente.

Ver más: Todo lo que debes saber sobre el IVA en las importaciones

A diferencia de la factura ordinaria, un mismo asiento contable sí puede reflejar diversos conceptos en la factura recapitulativa. Esto es así, como ya hemos explicado, porque la factura recapitulativa agrupa diversas operaciones en un mismo documento con un único destinatario y en el plazo de un mes natural.

Al condensar varias operaciones en un solo documento, la factura recapitulativa también representa un valioso ahorro de tiempo al realizar la contabilidad correspondiente.

Con la factura recapitulativa la contabilidad es más simple y ágil, ayudando a optimizar el proceso productivo en toda la empresa. De ahí, que este sistema sea muy utilizado por aquellas empresas que facturan de forma reiterada a un mismo cliente durante todo el mes.

Si hubiera que realizar un documento a parte para reflejar cada operación comercial, la facturación se volvería especialmente complicada y supondría una pérdida de tiempo y por tanto de productividad, a la hora de contabilizar los registros.