Contenido mínimo de la factura recapitulativa
Cuando hablamos de contenido mínimo de la factura recapitulativa nos referimos a los elementos que aportan validez al documento, como comprobante de una transacción comercial. Es decir, todos aquellos detalles y secciones que se convierten en un requisito imprescindible de la factura.
¿Pero en qué consiste la factura recapitulativa? ¿Cuál es su diferencia frente a la ordinaria? Muy sencillo.
La recapitulativa es un tipo de factura cuyo objetivo consiste en agrupar una serie de operaciones de venta dirigidas a un único destinatario, y dentro del mismo mes.
Así, siempre que se cumplan los requisitos estimados por la Agencia Tributaria para la validez de la factura recapitulativa, se entenderá que el documento es aceptado.
La factura recapitulativa tiene un enorme interés para los negocios en los que existen transacciones recurrentes con los mismos clientes, como sucede en el sector de los suministros; o por ejemplo, en el caso de una agencia de comunicación que brinda servicios de manera continua a lo largo del mes a un mismo cliente.
En esas situaciones, la factura recapitulativa se convierte en la herramienta clave para poder concentrar esas operaciones en un solo documento, ahorrando tiempo y gestión en el proceso de facturación.
Así, la contabilidad se simplifica sin necesidad de contar con demasiados documentos que puedan complicar las declaraciones y los resúmenes tributarios.
¿Pero cuál es es el contenido mínimo? Analicémoslo con detalle a continuación.
Requisitos de la factura recapitulativa
En primer lugar, la factura recapitulativa requiere de un número identificativo de acuerdo a la serie correlativa de facturación. En este caso, no sucede como con la factura rectificativa que requiere de una serie aparte, sino que puede compartirla con la factura ordinaria. El número identificativo va a ser el primer requisito imprescindible para que el documento sea considerado como factura.
Las operaciones que integren la factura recapitulativa deberán corresponder a un único destinatario, identificado por un NIF o un CIF. Además es requisito imprescindible que hayan tenido lugar dentro del mismo mes natural, por lo que no se entenderán como válidas para incluir en una factura recapitulativa aquellas ventas producidas en distintos momentos del trimestre.
La factura recapitulativa deberá describir al detalle las operaciones a través de una descripción que las identifique. De este modo, no servirá mencionar únicamente el total mensual de las operaciones realizadas, ya que en caso de revisión del documento por parte de la Agencia Tributaria, la empresa podría verse sometida a una inspección.
Asimismo, la factura recapitulativa también deberá incluir el desglose de IVA y el total de las operaciones, teniendo en cuenta por un lado la base imponible y los impuestos a los que queda sujeta la transacción.
También es requisito imprescindible que aquellos suministros que hayan sido efectuados durante el mes que ocupa el documento, aparezcan reflejados en las operaciones descritas en la factura recapitulativa.
Otro detalle a tener en cuenta, es que si en el documento se describen operaciones que muestran información contenida en los albaranes, entonces será obligatoria la conservación de estos últimos, como elemento acreditativo para posibles revisiones de la documentación.
De este modo, los albaranes quedarán sujetos a la misma necesidad de obligatoriedad de conservación que las facturas.
Este detalle es importante porque muchas empresas desconocen este punto y llegan a creer erróneamente que el justificante de albarán no tiene mayor importancia en la facturación, encontrándose ante resultados inesperados y muchas veces, negativos para su empresa.
Te invitamos a que conozcas más acerca del contenido mínimo de la factura proforma, y el contenido mínimo de la factura ordinaria. Para que de este modo, sepas en todo momento cuáles son los requisitos necesarios que van a definir cada uno de los distintos documentos.
