Contenido mínimo de una factura proforma

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El contenido mínimo de una factura proforma determina su validez informativa hacia el cliente. Por ello, no podemos dejar de lado el hecho de que la factura proforma no constituye un documento propio de contabilidad, sino simplemente informativo sobre los detalles que compondrán la factura definitiva.

Como característica general, la factura proforma adquiere bastante relevancia en el sector del comercio internacional, como un medio para evitar confusiones en las transacciones comerciales, que muchas veces pueden llegar a incluir distintos aspectos o ser complejas para las partes.

De este modo, la factura proforma se convierte en el documento que garantiza de alguna forma, los detalles del acuerdo comercial que se va a llevar a cabo.

Requisitos de la factura proforma

Seguidamente describimos algunos de los requisitos de la factura proforma más importantes, aunque al final va a tener que contener los detalles básicos para que el intercambio comercial pueda ser aceptado con seguridad por ambas partes.

Encabezado

Debido a su naturaleza de documento informativo, la factura proforma debe contener en el encabezado principal bien visible, la frase que defina de forma manifiesta que estamos ante una "factura proforma".

El objetivo de esto se basa en evitar posibles errores o confusiones con las facturas comerciales, y que el proveedor o el cliente lleguen a confundir ambos documentos al realizar los registros de la contabilidad.

Esta frase debe aparecer en primer lugar, en lo alto del documento antes del resto de información.

Aprende más sobre los tipos de facturas que existen y cuáles son las diferencias más notables entre todas ellas.

Fecha de expedición

La factura proforma también debe incluir cuál es la fecha de expedición, para que exista seguridad en el momento del acuerdo.

La fecha suele incluirse en la mayoría de plantillas de facturas bajo el título del encabezado.

Datos del cliente

A pesar de que la factura proforma solo tiene carácter informativo, para que tenga validez entre ambas partes es necesario que aparezcan los datos del cliente al que se dirige.

Para ello, incluirá el NIF o CIF para la identificación fiscal de la empresa receptora de la factura, su domicilio fiscal, el nombre comercial y el número de teléfono o email de contacto.

Datos de la operación comercial

Cualquier factura proforma debe contener al detalle los datos más importantes de la operación comercial, como son el concepto del producto o servicio que está en trámite, el precio que deberá pagar el cliente por él y los impuestos asociados a la transacción.

Otra información

En ocasiones, también puede incluirse cualquier gasto necesario para poder completar la operación comercial, como por ejemplo el coste del transporte de la mercancía o los seguros comerciales.

Si el pago se va a realizar por transferencia bancaria o se incluye algún plazo concreto para ejecutarlo, también es adecuado incluir esta información en el pie de la factura, a modo de detalle para el cliente.

Muchas veces, la factura proforma incluye un periodo de tiempo de validez para las condiciones descritas en ella.

Así, durante ese tiempo ambas partes estarán obligadas a respetar lo descrito en el documento en relación a las cláusulas definidas, aunque no funcione como un justificante de pago o validez fiscal.

De esta forma, la finalidad de la factura proforma es muy similar a la de un presupuesto, en cuanto a la utilidad del comprador y del vendedor para informar de la operación que se va a llevar a cabo.

En la mayoría de los casos es un documento que solicita el cliente a la empresa, para su seguridad y confirmación de datos, una especie de garantía del procedimiento que se va a seguir en el desarrollo de la transacción comercial.