Características de la factura proforma

Las características de la factura proforma definen el contenido mínimo que debe incluir, las partes que la componen y la estructura que debe tener.

Cualquier tipo de factura que represente validez en su ámbito, requiere de unas bases especificadas que sirvan para homogeneizar y estandarizar toda la documentación. El objetivo de esto es facilitar cualquier análisis o revisión de los documentos con agilidad.

¿Pero qué es lo que define a la factura proforma? Pues bien, la proforma es un tipo de factura que tras su firma tiene validez para el emisor y el receptor, en los términos de condiciones establecidas en el documento.

Un aspecto importante que hay que destacar es que carece de competencia a nivel fiscal, y por tanto, ninguna empresa puede utilizar este documento como justificante de ingresos o gastos frente a la Agencia Tributaria.

Sin embargo, la factura proforma sirve para otorgar validez de acuerdo a un presupuesto ya formalizado, como si de un borrador de factura se tratase, para que las condiciones a las que se llegue se mantengan estables y ofrezcan garantías tanto al comprador como al proveedor.

Imaginemos que una empresa acaba de cerrar un acuerdo para validar el presupuesto que había presentado a su cliente, y decide confirmarlo por cuestión de seguridad hacia ambas partes. En ese caso, la factura proforma tendría su utilidad.

No obstante, existen otras situaciones en las que la factura proforma también es interesante. Sucede así a la hora de solicitar un préstamo al banco, para el que este tipo de documento supone una acreditación de la finalidad del dinero prestado, o en las transacciones internacionales en las que se requiere de una garantía para llevar a cabo la operación comercial.

Por ello, la factura proforma se convierte en el garante del cliente y el vendedor cuando se exige parte del pago por adelantado o por hitos.

Características que definen a la factura proforma

Existen algunas características que definen a la factura proforma como un documento con validez para las dos partes.

Encabezado identificativo

Toda factura proforma ha de mostrarse como tal. Para ello, debe contar con un encabezado identificativo que demuestre al cliente que en efecto, no se trata de una factura ordinaria sino de una proforma.

En ese encabezado también pueden aparecer datos relativos a la fecha de la transacción, para que quede constancia de cuándo se llevó a cabo el pacto entre las dos partes.

Datos fiscales

El emisor y el receptor deben identificarse en el documento a través de sus datos fiscales acreditativos.

Estos datos fiscales deben ser completos tanto del emisor como del receptor, en relación a la razón social, la identificación fiscal y el domicilio completo.

En caso de algún problema con el acuerdo, el comprador siempre tiene posibilidad de reclamar de este modo; y viceversa, en caso de impago o desacuerdo.

Cómo reclamar facturas a los proveedores

Descripción de la operación

La factura proforma debe incluir una sección que describa la mercancía que se va a enviar, y no solo eso, sino también la cantidad de producto que va a ser objeto de la compra venta y el precio adjudicado.

Cada uno de los elementos deberán aparecer bien descritos para que las partes sepan a qué se acogen con la transacción.

Dentro de esta línea también es importante destacar cuáles serán los impuestos a abonar, la base imponible del producto, y otros costes añadidos.

Entrega de la mercancía

En especial en comercio internacional, es importante detallar cuáles van a ser los términos que definirán la entrega de la mercancía, el lugar de la recepción, si existen cuotas arancelarias, si los bienes se entregarán de forma gradual o si por el contrario se basa en una entrega única, etc.