Ventajas y desventajas de la factura proforma

La factura proforma tiene una serie de ventajas y desventajas para aquellas empresas que apuestan por esta modalidad de documento. En primer lugar, cabe aclarar que la factura proforma no tiene carácter fiscal de cara a la Agencia Tributaria y la presentación de impuestos, por lo que ninguna empresa podrá utilizarla en este sentido.

Esto es un error bastante frecuente y que puede suponer serias sanciones de Hacienda para los negocios que lo comentan. Conoce más sobre la validez fiscal de una factura proforma. Analicemos a continuación con más detalle cuáles son las ventajas de utilizar la factura proforma.

Ventajas de la factura proforma

Una de las principales ventajas de la factura proforma resulta en lo aplicable al comercio internacional. En este tipo de transacciones, la confianza entre cliente y empresa exportadora es esencial para conseguir una relación de compra venta fluida y acorde con los términos fijados.

Para ello, la factura proforma ocupa un papel protagonista al definir los términos y condiciones que van a delimitar la transacción, en relación a los gastos de transporte, el precio del bien o producto, los impuestos aplicables, etc.

A pesar de que la factura proforma no tiene validez fiscal, sí posee eficacia en el ámbito legal aportando serias ventajas para ejercer el derecho en reclamaciones ante impagos o deudas.

En ocasiones, puede suceder que una empresa fije las condiciones de un acuerdo comercial, en una factura proforma que se acepta mediante firma por parte del comprador.

Sin embargo, se cumple el plazo para efectuar el pago y el cliente no respeta el término inclumpliendo en su obligación.

Por otro lado, también puede suceder que la misma empresa no mantenga los detalles establecidos en cuanto a precio, calidades, gastos de transporte, etc. y sea entonces el comprador el que se vea engañado.

Para todos estos casos, la utilidad de la factura proforma es innegable al convertirse en un documento acreditativo con validez legal, ante reclamaciones por ambas partes, siempre que el vendedor y el comprador hayan aceptado las condiciones de forma manifiesta.

Además, muchas empresas la utilizan por su validez informativa al recoger más datos sobre la transacción que en el caso de un presupuesto normal: la fecha de la transacción, los conceptos que identifican los bienes de compra-venta, los impuestos y los datos relacionados con la operación.

Ahora bien, la factura proforma también tiene algunas desventajas como veremos a continuación.

Desventajas de la factura proforma

Cuando hablamos de desventajas de la factura proforma, nos referimos a algunas de las características de este documento, que obligan a que su uso se encuentre más limitado a ciertas casuísticas.

La principal desventaja de la proforma es que no se trata de una factura real y por tanto, no puede ser utilizada como un justificante de pago normal.

Su valor es únicamente informativo y no tendrá utilidad a efectos contables, ni podrá registrarse en el libro de ingresos y gastos de la empresa, tanto para la que expide el documento como para la beneficiaria.

Para ello, la factura proforma nunca deberá ir numerada de forma consecutiva con respecto a la facturación normal, sino que en caso de incluir una cifra identificativa, ésta deberá ser distinta a la otra serie para distinguir su naturaleza de «borrador».

Este documento siempre deberá incluir un encabezado en la parte superior, que sirva para identificar con claridad que el cliente se encuentra ante una «Factura Proforma».

De este modo, no deberá confundirse en ningún caso con un documento de facturación real.

Consulta más información sobre cuál es el contenido mínimo que debe incluir una factura proforma y las bases que tiene que contener para calificarse como tal.