Para qué sirve una factura proforma

El diseño de la factura
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¿Todavía no sabes para qué sirve una factura proforma? ¿Cuál es su finalidad? Veamos con más detalle los elementos que integran esta figura, muy utilizada entre empresarios y autónomos.

En primer lugar, hay que diferenciar claramente la factura proforma de la ordinaria o completa, ya que esta primera carece de validez fiscal y contable. Descubre cuáles son los tipos de factura que hay.

Cuál es la finalidad de la factura proforma

El objetivo de la factura proforma es el similar al que tendría realizar un borrador previo de los detalles que se van a incluir en la factura definitiva.

Por tanto, tiene un marcado carácter temporal e informativo, en puesto de definitivo para la operación comercial.

La factura proforma se utiliza con mucha frecuencia en el sector comercial internacional, y en el caso de empresarios que una vez aceptado un presupuesto por parte de su cliente, deciden plasmar las condiciones de la venta en una factura borrador cuando aún no han recibido el pago total.

La diferencia principal entre un presupuesto y una factura proforma es que en el segundo caso, existe aceptación de las condiciones por la parte receptora de la venta. Sin embargo, el presupuesto es únicamente una propuesta o idea que debe ser validada.

Y es que, la factura proforma se convierte en un documento acreditativo del acuerdo entre comprador y vendedor, al describir el compromiso o la obligación derivada de la compraventa.

En ocasiones, la factura proforma también tiene otros usos, cuando la empresa la utiliza como un justificante de la operación comercial, en el caso de que el cliente todavía no haya recibido la mercancía o el producto que ha adquirido, y la empresa emisora no disponga del pago por ello.

Pero como repetimos, su validez se circunscribe a las dos partes de la relación comercial, sin relevancia fiscal o contable.



Conoce más sobre el contenido mínimo que debe tener una factura proforma y cuáles son las condiciones que debe cumplir para que sea aceptada y cuente con validez informativa.

La factura proforma y la Agencia Tributaria

En relación a la validez de la factura proforma y Hacienda cabe destacar lo siguiente.

La diferencia más importante entre la proforma y la factura ordinaria radica en su validez contable y fiscal.

Por ello, ninguna empresa debe utilizar la proforma como un justificante de operación comercial ante la Agencia Tributaria, en caso de una inspección o requerimiento. El único documento que presenta validez de cara a Hacienda sigue siendo la factura ordinaria.

No obstante, la factura simplificada si puede utilizarse como justificante en contabilidad, aunque para la deducción del IVA sean necesarios ciertos requisitos concretos.

La factura proforma y el crédito impagado

La factura proforma es utilizada por las empresas que desean reclamar un cobro o el crédito impagado por su cliente.

¿Por qué? Muy sencillo. Cuando la empresa receptora de un producto o servicio firma la aceptación de precios y condiciones de pago en la factura proforma, se estable una relación de pedido y compraventa, a través de un pseudocontrato en caso de que no exista un contrato como tal.

Con la aceptación del comprador, el proveedor obtiene un documento que permite acreditar el pedido y la existencia de conformidad por parte del cliente.

Así, se estipularán las condiciones en cuanto a medios y plazos de pago, cuantía, condiciones, seguros, gastos extra como transporte, etc. que deberán ser cumplidas una vez que el comprador ha dado su conformidad.

Como vemos, la factura proforma cumple una función importante como herramienta de prevención de la morosidad, para aquellas empresas que deseen asegurar las condiciones de su venta y disponer de un justificante informativo de la transacción.

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