¿Cómo podemos reclamar una factura a un proveedor?

¿Alguna vez te ha sucedido que el proveedor no te ha proporcionado la factura correspondiente? ¿Qué has hecho en esta situación?

Recuerda que si un proveedor se niega a darte la correspondiente factura tras una compra (bien sea de material o de servicios prestados) está incumpliendo la normativa legal. Esto implica que puede ser sancionado. La parte negativa es que esto no solo afectaría al proveedor, sino nuestra propia empresa o negocio.

Para nuestra actividad, la factura es imprescindible. Gracias a estos documentos, gestionamos el control de los pagos, así como el de los impuestos. Esta es la razón por la que es vital llevar un control de seguimiento de todas las facturas.

Según el Art. 1 del Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que hace referencia a las obligaciones de facturar. Tanto el profesional como empresario, están obligados en todo momento a expedir la correspondiente factura (documento que acredite con referencia a los servicios prestados o los productos que hemos adquirido), en tiempo y forma. A su vez, se deben conservar dichas facturas para posibles comprobaciones por parte de Hacienda u otro Organismo que las requiera para posibles inspecciones.

Pasos para reclamar una factura a un proveedor

¿Cómo actuar si un proveedor no nos facilita la factura? Aquí te proponemos una serie de vías para reclamar este documento:

Vía amistosa: siempre que sea posible, la vía informal y amistosa es la mejor y más rápida. Muchas veces puede ser que nuestro proveedor se ha olvidado o se ha perdido en el correo. No hace falta ejercer presión alguna, solo limitarnos a llamarlo por teléfono o ponernos en contacto con él por los medios habituales.
Vía certificada: si llegado el caso no nos responde con el envío de la factura, la mejor forma de poder dejar constancia de haberle reclamado la factura al proveedor es de forma certificada. Hasta hace poco tiempo se usaba el burofax. Aunque actualmente existen otros además del certificado para dejar constancia de la reclamación, como los correos electrónicos o SMS certificados.
Vía Agencia Tributaria: se opta por esta vía cuando hemos agotado las dos anteriores. Es decir, hemos intentado reclamar nuestra factura tanto por vía amistosa como por vía certificada. A pesar de esto, no hemos tenido noticias de nuestro proveedor. La opción que nos queda es hacer uso de nuestros derechos y denunciarlo ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). De esta forma podremos solicitar el importe del correspondiente IVA de la factura.

Procedimiento para poner la reclamación en la AEAT

Con el fin de proceder a interponer la correspondiente reclamación económico-administrativa, deberemos aportar los siguientes documentos:

Copia del certificado emitido reclamando la factura.
Escrito relacionando los hechos, naturaleza del concepto de la factura, bien sean servicios prestados o bienes adquiridos.
Copia del contrato firmado o el justificante de pago de dicha factura.

Debemos de tener en cuenta que este procedimiento económico-administrativo, no tiene ningún tipo de coste para el contribuyente. El plazo para resolverlo es de un año como máximo de acuerdo con la Ley General Tributaria.

El Tribunal Económico-Administrativo dictará una Resolución estimatoria a los intereses del demandante, imponiendo al proveedor la obligación de emitirle la factura o facturas que reclamamos por las operaciones o servicios prestados, estando todo debidamente justificado y argumentado, en un plazo determinado.

Se puede dar el caso de aunque el Tribunal Económico-Administrativo haya emitido la resolución, el proveedor no nos emita la factura citada. Incluso puede darse la situación de que haya transcurrido el plazo reglamentario por el tribunal y sigamos sin tener nuestra factura.

Si llega a ocurrir esto, tendremos que volver a emitir otro escrito al Tribunal Económico-Administrativo, que dictó la Resolución, haciéndole saber que el fallo no se ha cumplido. Asimismo se le indicará que será la propia empresa destinataria de los servicios, quien va a emitir la factura en nombre del proveedor. Esto quiere decir que nosotros mismos podremos emitir dicha factura en nombre del proveedor que no nos la quiere emitir. Por tanto, estaremos obligados a emitir la factura y enviarle copia de la misma al proveedor que prestó ese servicio o que nos vendió esos bienes.

Aprende a facturar a los proveedores