Requisitos para emitir facturas por destinatario
Por regla general, es nuestro proveedor el que se encarga de facturarnos al estar obligado a ello, por un servicio o producto. Pero esto no es siempre así. El artículo 5 del Reglamento de la normativa sobre facturación (Real Decreto 1619/2012) permite que seamos nosotros, los clientes los que facturemos siempre y cuando se cumplan unos requisitos, a la hora de emitir las facturas por destinatario, que detallamos a continuación.
En qué consiste la factura por destinatario
Según el artículo 62.6 del Reglamento del IVA, tanto los profesionales como empresas que han optado por emitir facturas por destinatario deben de presentar declaración censal en la Agencia Tributaria, sobre esta decisión. Además, han de indicar la fecha desde que la ejercen o en el caso de renuncia de la misma con la fecha desde la que deja de hacerlo.
También debemos de tener en cuenta que la facturación por destinatario, la que también conocemos como autofactura, no exime al proveedor de sus responsabilidades. Dicho en otras palabras, quiere dar a entender que el proveedor o empresario es el último responsable de la misma y concretamente de las facturas que el cliente ha emitido en su nombre.
Requisitos para hacer facturas por destinatario
En primer lugar, el empresario o proveedor deberá autorizarnos a ello, por escrito. Tras lograr esta autorización, será el cliente el que emita las facturas. Este acuerdo ha de ser anterior a las operaciones. Asimismo, ha de hacer constar sobre las que este las puede aplicar y aceptado por todas las partes.
Cuando emitamos una factura, el proveedor deberá recibir una copia de todas y cada una de las facturas que autoemitamos, según el Reglamento. Estas facturas deben de seguir una numeración lógica correlativas dentro de cada una de sus series, de forma que a cada proveedor se le asigne una numeración correlativa dentro de su serie.
En la factura que el cliente emita, deberá hacer constar al proveedor o empresario como emisor de la factura. También se incluirán todos los datos fiscales, como son el nombre, el NIF, CIF o IE, domicilio fiscal.
El cuerpo de la misma ha de ser conforme a Ley, teniendo el contenido obligatorio de la factura. Esto implica que ha de recoger datos como la fecha, el concepto, la cantidad, precio por unidad tanto si se trata de objetos comerciales como prestación de servicios, el subtotal, el IVA correspondiente, descuento si lo hubiese y el total. Pero como hemos dicho antes, ha de hacer constar que se trata de facturas por destinatario. Comunicando previamente al proveedor para el visto bueno de la misma.
Por cada una de las facturas que el cliente emita, el proveedor o empresario profesional, tendrá que darle el visto bueno mediante el procedimiento que hayan acordado. Si se tratase de varios proveedores, a la hora de emitir dichas facturas, habrá de comunicarlo a cada uno de ellos por separado teniendo en cuanta el acuerdo que hayamos acordado ambas partes.
Otro requisito que han de llevar estas facturas es hacer constar en la misma “facturación por el destinatario”. Hemos de hacer constar que en este tipo de facturación se puede hacer de dos formas. Una es que el destinatario de la factura se encargue de emitirla el mismo, y siempre de mutuo acuerdo. La segunda forma es mediante la contratación de terceros para el proceso de expedición de facturas.
También deberemos de tener en cuenta que este tipo de facturación se puede aplicar a clientes no comunitarios (los que no pertenecen a la Unión Europea). Aunque se ha de comunicar a la Agencia Tributaria antes de emprender cualquier acción comercial.
Gracias a los programas de software sobre facturación, estos procesos se simplifican y agilizan, facilitando tanto la numeración correlativa dentro de cada serie y cada proveedor.
