Cómo se hace una factura electrónica

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La factura electrónica o factura digital representa un buen modo de agilizar la contabilidad de una empresa y hacer las gestiones más eficaces y rápidas. Conoce cuáles son los tipos de factura y sus características.

Con la factura electrónica, profesionales y empresas ganan en comodidad, seguridad y fiabilidad al realizar su contabilidad. Sin embargo, para los más profanos, hacer una factura electrónica por primera vez puede tener sus complicaciones.

La factura electrónica cada vez predomina más en muchos sectores productivos y en unos años reemplazará por completo a la factura de papel. Entre las primeras áreas de negocio que incluyeron esta modalidad en sus sistemas de facturación están las tecnológicas.

Sin embargo, con el paso del tiempo muchos negocios incluso los que ofrecen servicios a cliente final, han decidido apostar por la factura electrónica.

Para no perderte al hacer una factura electrónica, te contamos qué pasos debes seguir y qué información obligatoria debe contener.

Pasos al realizar una factura electrónica

La factura electrónica se divide en dos fases o pasos principales:

  • La primera fase es la de creación del documento y almacenamiento en un fichero de datos (este fichero puede estar en la nube, en un disco duro o servidor);
  • La segunda fase consiste en la validación mediante la firma electrónica. Esta firma electrónica puede realizarse mediante un certificado digital, que ha de tener el emisor de la factura. Esta firma no es obligatoria pero sí recomendable pues garantiza tanto la autenticidad como la integridad de la factura emitida.
  • Una vez validada, la factura electrónica ya puede ser enviada por medios telemáticos al destinatario o destinatarios y almacenada.

Requisitos factura electrónica

Para que la factura electrónica sea válida, el emisor de la misma debe crearla mediante una aplicación informática, es decir, un programa de facturación que cumpla con los requisitos mínimos estipulados por la ley y que pueda ser legible perfectamente por el destinatario.



La factura electrónica siempre debe ser conservada y contabilizada y los principales formatos en los que puede crearse son: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT.

En lo que respecta al envío de la factura, éste puede efectuarse mediante correo electrónico, un servicio web, una página web que permita su descarga, ordenadores que pertenezcan a la misma red y que dispongan de un programa FTP o en un CD ROM.

Las copias de las facturas electrónicas deben ser guardadas de forma accesible. La Administración tributaria puede solicitar el acceso a las mismas en línea, así como su carga remota. De esta accesibilidad debe encargarse la empresa o profesional que ha emitido la factura y que lleva su contabilidad.

Información obligatoria que debe contener una factura electrónica

La información que debe contener una factura electrónica es similar a la incluida en la factura tradicional en papel:

  • Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa.
  • Fecha de emisión.
  • Nombre y apellidos o denominación social de la empresa. Estos datos están referidos tanto al emisor como al destinatario.
  • Número de identificación fiscal del emisor.
  • Domicilio del emisor y destinatario.
  • Operaciones que han dado lugar a la factura, incluyendo una descripción breve de las mismas.
  • La base imponible de las operaciones consignadas.
  • El tipo impositivo del IVA que corresponda.
  • La retención por IRPF, si hubiera lugar a ella.
  • El total, resultado de sumar base imposible e IVA y restar IRPF.
  • La fecha de las operaciones consignadas

Facturar a Administraciones Públicas

Si has de realizar una factura electrónica dirigida a Administraciones Públicas, puedes utilizar el programa informático gratuito que proporciona el Ministro de Industria, Energía y Turismo.

Este programa crea facturas electrónicas con el formato conocido como Facturae, realizado con software abierto y especialmente dirigido a pymes y autónomos.

Facturae es un formato estructurado para crear facturas electrónicas, convertido en el formato digital oficial para las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas desde enero de 2015. Está basado en el lenguaje informático XML.

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