¿Cómo enviar facturas electrónicas al Gobierno Vasco?
Para poder enviar una factura electrónica en el País Vasco, lo primero que tenemos que tener es un certificado digital. Éste nos permitirá comunicarnos con el Gobierno autonómico. También tenemos que darnos de alta en el Servicio de facturación electrónica.
Los tipos de certificados que reconoce el Gobierno vasco son:
- Izenpe (tanto el certificado de ciudadano como el de entidad y el de empleado público),
- La tarjeta ONA, el FNMT (tanto de persona física y jurídica),
- El DNI electrónico, camerfirma (igualmente de persona física y jurídica)
- La firma profesional (de persona física, jurídica y de colegiado profesional).
El Gobierno vasco ha publicado en su portal de factura electrónica en el País Vasco, los datos necesarios para poder rellenar los campos de unidad tramitadora y oficina contable así como el del órgano gestor. De manera sencilla se puede emitir facturas electrónicas en las instituciones de la comunidad.
Aunque si se emite la factura a través del servicio de facturación, con incluir el código de dicho órgano gestor ya es suficiente. Esto es debido a que el servicio de facturación electrónica asigna de forma automática los restantes códigos, es decir, lo de la unidad tramitadora y los de la oficina contable. Si lo hacemos mediante otro sistema, como puede ser un programa que nos conecta automáticamente, sí habría que rellenar los tres códigos.
Tenemos que exportar el programa en formato de factura electrónica facturae 3.2 o 3.2.1 ya que no se admite ningún otro como podría ser Efifact o PDF.
También podemos remitir la factura electrónica en el País Vasco de forma automática y aquí tendríamos que tener en cuenta si nuestro programa se encuentra en la lista de ERPs integrados o no.
Los ERP son programas que generan la factura electrónica y que permite automatizar su envío. Si lo está tendríamos que seguir las instrucciones de nuestro proveedor de ERP para conectarnos automáticamente. Si no lo está, pero genera el formato facturae, podemos utilizar una aplicación denominada “Conector”. Dicha aplicación nos permitirá el envío automático.
Método manual para elaborar una factura electrónica en el País Vasco
El método manual es el más adecuado para autónomos que emiten al Gobierno vasco pocas facturas o que no disponen de programas que generan el formato facturae. Este método nos permite desde el portal web, dar de alta una factura y emitirla, importar una o un grupo de facturas existentes, consultar el estado de las mismas y configurar los avisos y otros datos de gestión.
Si por el contrario, tenemos que emitirles muchas facturas y deseamos integrar nuestro sistema de gestión con la plataforma de facturación electrónica para automatizar completamente el intercambio lo podemos hacer de dos formas:
- Integración mediante conector genérico. Se utiliza cuando nuestro sistema de gestión no está integrado pero genera facturas en formato facturae.
- Integración a medida mediante servicios web. Es para aquellas organizaciones con aplicaciones muy específicas.
Utilizando el conector
Cuando utilizamos el conector genérico para la generación de facturas nos encontramos con un menú en la parte superior. A la izquierda, hallaremos un área vertical que muestra la jerarquía de carpetas para el intercambio de facturas. En la derecha está un área en la que se pueden ver el contenido de las facturas.
Dentro del menú encontramos el apartado operaciones en el que podemos tramitar:
- Emisión de facturas
- Recepción de facturas
- Recuperar facturas ya tramitadas.
En el menú configuración podemos modificar los distintos parámetros y también personalizar la interfaz.
Antes de la primera ejecución del conector debemos obtener del portal web del servicio de factura electrónica en el País Vasco un fichero de credenciales. Dicho fichero deberemos colocarlo en la carpeta AccessKey, desde la gestión de configuración.
Para el envío de facturas a la plataforma debemos generar desde nuestra aplicación de facturación un fichero por cada factura a enviar. Luego procederemos a copiarlo en la carpeta \DataExchange\Sent\Invoices\Pending\. Si la factura tiene documentos adjuntos el conector nos crea una carpeta Att-nombre del fichero.
Para enviarlas podemos pulsar sobre el menú la opción Operación\tramitar emisión de facturas, o tramitar emisión y recepción de facturas, o configurar el conector para que se active en el momento preferido por nosotros.
