Formato de la factura electrónica
La factura electrónica es el equivalente a la factura en papel y consiste en la generación o emisión de la misma. También hay que tener en cuenta que su transmisión entre el que la emite y el que la recibe se realiza por medios electrónicos. En definitiva, son unos ficheros informáticos y telemáticos. Es decir, que van de un ordenador a otro y que a su vez deben de llevar una firma digital (un certificado digital reconocido).
Partes de una factura electrónica: El tipo de archivo
Una de las partes de una factura electrónica es el formato. Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes. Por un lado, está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica. Pueden usarse los siguientes formatos: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). Aunque como hemos dicho anteriormente, se pueden usar diferentes formatos y cada empresa, trabajador autónomo o como el caso de las Administraciones Públicas, pueden exigir la recepción de estas facturas en un formato específico y debidamente firmado con el certificado digital reconocido.
Partes de una factura electrónica: estructura de la firma
También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma. Igual que en el caso anterior, no existe un formato único. Puede usarse: PKCS7, XadES, PDF,… La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES.
Finalmente, tanto el contenido de la factura, llamémoslo factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión “.fir”. Es aconsejable la utilización de estándares.
Facturas electrónicas para la Administración: Facturae
Recordemos que, desde el 15 de enero de 2015, las Sociedades Mercantiles (SA, SL, etc.) que tributen en España y facturen a las Administraciones Públicas están obligadas a presentar sus facturas en el formato de factura electrónica FacturaE 3.2. Aunque en 2017, se actualizó una versión 3.2.2 del formato de la factura electrónica “facturae”.
En teoría, cualquier factura enviada en formato digital es una factura electrónica. Sin embargo, el formato FacturaE 3.2 ha sido escogido por la Administración tributaria como el formato estándar para enviar facturas en soporte electrónico a la Administración.
El formato FacturaE destaca por ser un archivo de texto que define los campos de una factura según las normas del formato XML. Éste es un formato que se puede leer con cualquier editor de textos, como el bloc de notas de Windows. Pero que está diseñado para ser procesado fácilmente por ordenadores.
Estos archivos, los generados por FacturaE, tienen extensión XML si no están firmados o XSIG (acrónimo de XML Signed) cuando están firmados. La diferencia está en que el formato XSIG incluye el final del archivo la firma electrónica de la factura.
Contenido de la factura electrónica
Otra de las partes de una factura electrónica es su contenido. En concreto sería el siguiente:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
- NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
- NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del receptor.
- Breve descripción de la operación realizada o identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
- Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
- Cuota tributaria.
- Firma electrónica.
Por otro lado, el envío de las facturas electrónicas tiene que contar con el consentimiento de ambas partes. Asimismo, se deberá recordar al usuario que puede revocar su consentimiento sobre la recepción de facturas electrónicas cuando así lo estime oportuno.
