Ventajas de utilizar una factura electrónica

La factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales. De este modo se garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Por su propia naturaleza, pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

Una factura electrónica se construye en dos fases. Primero se crea la factura normal, tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. Después se procede a su firma con un certificado digital propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital de la misma. Este sello garantiza que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser y que el contenido de la factura no ha sido alterado ni modificado en su integridad.

Ventajas que aporta la factura electrónica

Ahora que sabemos qué es todo esto de la factura electrónica, ahora conozcamos sus principales ventajas y lo que atrae a las empresas a incorporarla:

Una mayor rapidez de recibir la factura.
El tiempo que se ahorra en las tareas de gestión: recepción, trámites, archivo, etc.
Ahorro en archivadores y carpetas cajas donde almacenarlas.
Mejora la eficiencia en las tareas administrativas reiteradas, destinando recursos a otras tareas más productivas.
Ahorro en espacio físico donde almacenar todas las facturas de los ejercicios que por Ley son aún objeto de inspección o revisión.
Mayor seguridad de estos documentos a lo largo del tiempo.
Se reducen costes en copias.
Se reducen gastos en material para esas copias como pueden ser papel y tinta.
Ahorro en los costes inherentes al su envío, como son el gasto en sellos, sobres.
Se colabora con la conservación del medio ambiente al reducir.
Se consigue una mayor eficiencia y agilidad en las consultas y búsquedas de información.
Menos errores por parte del factor humano.
Una mejor integración con la gestión documental.
Incremento de la eficiencia de la empresa y de la actividad de la misma.
Ayuda y simplifica el proceso de una auditoría.
Se pueden consultar las facturas desde cualquier lugar siempre que se disponga de la plataforma digital para ello.
Se incrementa la seguridad. Al usar la firma digital o electrónica y el sello digital, la falsificación de las mismas es muy complicado. Mientras que falsificar una en papel es un procedimiento muy sencillo. También se evita que se extravíen en su envío y que cualquiera pueda tener acceso a información sensible de nuestra empresa.
Se mejora la imagen de la empresa ante los clientes, ya que proyectamos una imagen de empresa moderna, innovadora y avanzada tecnológicamente.
Se agiliza el cobro de las facturas. El envío se realiza de forma inmediata y segura al cliente.
Contribución en la mejora del medio ambiente. Al usar la factura electrónica estamos evitando utilizar tanto el papel. Como consecuencia se evita la talta de tantos árboles y se reduzca el nivel de CO2 de la atmósfera.

Beneficios de usar la factura electrónica

La facturación electrónica hoy día se ha extendido entre todas las empresas y trabajadores autónomos para permitirles una mejoría en la gestión de sus recursos financieros, hay un ahorro de costes y se gana en eficiencia.

Una vez que las empresas comiencen a actuar y aprendan a usar esta tecnología, se verán estimuladas a fomentarlas y digitalizar otros documentos, de esta forma, logramos más eficiencia y ahorro en otras áreas más rentables de la empresa.

También y dependiendo del tamaño de la empresa y el volumen de facturación, será mayor o menor ese ahorro en los conceptos que hemos descrito anteriormente en las ventajas, como pueden ser su emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, etc.

¿Utilizas la factura digital en tu negocio? ¿Has notado sus beneficios en tu actividad?