¿Son seguros los documentos digitales?

Es seguro digitalizar documentos

Las nuevas tecnologías se han convertido en uno de los principales sistemas de generación de información así como de su almacenamiento. El papel cada vez va perdiendo protagonismo ante el documento digital.

De hecho, tanto dentro de las instituciones como en las empresas se está generando una conciencia de utilizar el menor papel posible, para evitar así el impacto medioambiental del consumo de papel. Aunque algunos materiales sensibles se siguen recogiendo en papel.

Las nóminas, escrituras, facturas, fichas de clientes, extractos, etc, son tan solo algunos de los tipos de documentos que nos podemos encontrar tanto en formato papel como en digital.

Toda información confidencial es importante que esté protegida, independientemente de si el soporte es papel o archivo digital (en soporte físico o soporte en la nube). De ahí que sea vital establecer unas medidas de seguridad en la gestión documental para minimizar los riesgos.

Seguridad en la digitalización de documentos empresariales

Lo primero de todo, debemos identificar aquellos documentos que tengan información confidencial y elaborar un inventario. Este último debe recoger la información, la ubicación de los archivos, el criterio de archivo, el tiempo de retención por el que puede ser requerido legalmente, el personal autorizado a su acceso, entre otras cuestiones.



Igualmente, se ha de habilitar una serie de medidas de seguridad adecuadas que protejan la información tanto en papel como en digital. Esto garantizará que nadie que no esté autorizado acceda a este tipo de documentación confidencial. Asimismo, se hará un registro de quiénes son los que acceden a esta información y cuando. Para esto se pueden utilizar sistemas de videovigilancia, sistemas de acceso personal o de acceso biométrico.

Del mismo modo, se ha de inculcar entre los empleados que recojan sus mesas. Muchas veces se dejan encima de la mesa documentos que suelen ser confidenciales. Esto supone un riesgo para la empresa. Otras medidas pueden ser:

  • acuerdo de confidencialidad
  • que el proveedor de seguridad cumpla ciertos requisitos
  • mecanismos de destrucción de documentos (destructoras, contratar una empresa de servicios de destrucción, etc.).

Por otro lado, es conveniente utilizar un código cuando se vaya a utilizar una impresora de uso común. Se debe controlar que no se deje la documentación impresa en la bandeja de salida de papel. Además, se puede establecer un proceso de eliminación de la información temporal que almacena la propia impresora.

Del mismo modo, recordar que la LOPD y el RGPD recogen distintas medidas con las que hay que cumplir con el fin de salvaguardar de información que contenga datos de carácter personal.

Existen empresas que proporcionan servicios y herramientas para gestionar la información. Algunas de ellas son: 102NovaDoc, Abana, Adapting, ADEA (Administradora de Archivos), Normadat y Doc-it

Todas ellas se encargan de garantizar tanto la integridad de los datos evitando daños o pérdidas, como la protección ante robos, filtraciones o hackeos. Asimismo, entre sus servicios se incluyen la digitalización, custodia documental y destrucción certificada.

Problemas de la digitalización documental

Algo que en principio puede parecer sencillo, como es digitalizar documento, no está exento de problemática. A continuación, enumeraremos los problemas más habituales a los que se enfrenta a una compañía a la hora de digitalizar sus documentos.

  • Información duplicada. Cuando manejamos gran volumen de información a veces ocurre que, sin querer esta puede ser guardada en diferentes sitios o carpetas. Como resultado los datos se duplican o incluso triplican.
  • Desorganización. Si no se realiza una buena gestión empresarial se puede dar origen a pérdidas de información.
  • Seguridad de datos. Muchas veces los actos confidenciales, no se guardan debidamente. Esto puede provocar futuros problemas, incluso legales.
  • Pérdida de tiempo. Rara vez las empresas se paran a cuestionarse cuánto tiempo pierden sus empleados en buscar una determinada información entre la maraña de carpetas existentes en el servidor, por no tener una organización clara.
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