Objetivo de la gestión documental

Propósito de la gestión documental

Antes de establecer los objetivos, debemos ver qué es un sistema de gestión documental (SGD). Actualmente toda empresa o trabajador autónomo genera documentos. Nada más comienza su creación o alta en el sistema, ya genera documentación. De modo que debemos ir tomando medidas para su archivo y correcta gestión documental. El principal motivo es que algún momento necesitaremos hacer uso de toda esa información.

Por tanto, un sistema de gestión documental no es otra cosa que el poder controlar de modo competente, ordenado y eficaz la creación, entrada, utilización, ordenación, seguridad, custodia y mantenimiento de todos esos documentos.

Ahora bien, ¿cuál es el objetivo de la gestión documental? Dicha gestión nos va a llevar trabajo, recursos y a medio y largo plazo va a ocupar mucho espacio y tiempo de nuestra actividad.  Sin embargo, todo esto es fundamental para una buena gestión empresarial y de la información de nuestra empresa. A través de esta gestión, la empresa va a ser más eficiente mejorando la asignación de los recursos.

La compañía debe ser consciente de que ha de generar un potente plan para gestionar toda la documentación. Dicho plan le permitirá una mejora en todos los procesos, para que de esta forma se aumente la productividad. Aunque para que esto se lleve a cabo, es necesario que se fijen unos criterios a la hora de gestionar el archivo donde irá toda esta información.

Ventajas de la gestión documental

Evidentemente, si aplicamos una buena gestión documental tendrá unas ventajas añadidas:

  • Un almacenaje racional, deductivo, organizado de toda la documentación, clasificando cada uno de los departamentos.
  • Toda la información estará informatizada, de forma que la incorporación de nueva documentación sea fácil y eficaz.
  • Podemos almacenar en la nube. De esta manera evitaremos pérdidas de información.
  • Estando todo bien organizado, el espacio será mínimo y el ahorro en material y tiempo dedicado será considerable.
  • Uno de los puntos fuertes será la seguridad de la documentación. Esta última siempre estará resguardada bajo una serie de claves que serán custodiadas por unos pocos, así como el acceso a la misma.
  • Al tener almacenada la información en la nube, nunca fue tan fácil y asequible compartir la información donde, con y cuando lo necesitemos.
  • Teniendo organizada de esta forma toda la información en un manual de gestión documental, la localización de todos los documentos es muy rápida. No importa que nuestra empresa tenga varias sedes y sean documentación antigua. Todo lo que necesitemos buscar lo tendremos rápidamente a mano.

La gestión documental, una tarea más

Aunque nos parezca que carece de importancia, una buena gestión documental, hará más competitiva nuestra empresa. Al facilitar el acceso adecuado a la documentación existente será más fácil tomar las decisiones oportunas.



De esta forma, podremos tomar la delantera a otras compañías de nuestro mismo sector. En cambio, si nuestra empresa está empezando, debemos de programar desde el principio un buen plan de gestión documental. Así nos obligaremos a ordenar desde un primer momento, todos los tipos de documentos de gestión empresarial de forma eficiente.

La gestión de la documentación será otra tarea más. Habrá que dedicarle tiempo, recursos y dinero. Pero cuando tengamos que localizar una factura, un impuesto, o un contrato, sea el documento que sea, lo tendremos rápidamente a mano. Así nos evitaremos posibles problemas, pérdidas de tiempo y quizás de dinero.

Actualmente existen empresas dedicadas a facilitarnos esta tarea. Se dedican a la digitalización de todos los documentos. Aunque tenemos que tener en cuenta que nosotros mismos iremos generando muchos de los documentos en formato electrónico o PDFs.

Por ejemplo, nuestras facturas emitidas, las facturas que nuestros proveedores nos envían por correo electrónico, los soportes para contabilidad que nos facilitan las entidades financieras, etc.,

Como podemos ver poco a poco se va formando nuestro archivo documental. Si lo gestionamos de forma eficiente, será una tarea rutinaria la cual nos ahorrará mucho tiempo y nos evitará problemas a posteriori.

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