Tipos de documentos de gestión empresarial

Tipos de documentos empresariales

En toda empresa u organización se distinguen numerosos documentos de gestión y organización, orientados al control, la calidad y el cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada operación. Todos estos documentos han de ser gestionados por la empresa.

La gestión documental abarca muy numerosos grupos de documentos, que van desde las facturas, albaranes y recibos, hasta los manuales organizativos.

Documentos más comunes dentro de cualquier empresa

La cantidad de documentos que son objeto de gestión empresarial va a depender del volumen de la empresa, de su sector, de su tecnología, entre otras características.

Se trata de documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus clientes o proveedores. Este tipo de documentos han de tener una numeración correlativa, así como reflejar las fechas de emisión y recepción. Por otro lado, han de ser contabilizados y ha de llevarse un registro de las facturas cobradas y aquellas que están pendientes de pago.

  • Documentos relativos a los clientes distintos de los anteriores, como puede ser información que se haya recibido de ellos, estudios o presupuesto comercial realizados para operaciones etc…
  • Contratos y documentos relacionados con las operaciones de la empresa. También en este caso, con proveedores, prestadores de servicios o clientes.
  • Documentación de carácter financiero, que incluye los contratos realizados, información sobre productos, activos y pasivos en diversas entidades financieras…
  • Documentos de carácter fiscal, incluyendo todos aquellos que constituyan justificantes, clasificados por autoliquidaciones, impuestos y fechas.
  • Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores, incluyendo contratos, seguros sociales, nóminas etc…
  • Todos ellos pueden ser conservados en papel o de forma digital. También es posible que, por falta de verificación de los documentos digitales, sea necesario conservar también algunos archivos de documentos en papel.

Aunque no puede hablarse aún de una absoluta globalización, sí existe una clara tendencia hacia la digitalización de la documentación y hacia el uso de bases de datos. La razón es clara, pues, ocupan mucho menor espacio, y pueden ser consultados y gestionados de forma más rápida.

Documentos de carácter organizativo

Además de los anteriores, existen también documentos cuyo objeto es estandarizar los procesos y la organización de la empresa. De esta forma, cualquier persona nueva, puede ponerse al día de todos los pasos a realizar leyendo se tales documentos. Por ello, han de ser periódicamente revisados. Pueden referirse a muy diversas materias.



Así podemos mencionar: el manual de organización y funciones, al que antes hicimos referencia. Pero también, el reglamento de organización y funciones, el plan estratégico de la empresa, el plan operativo de la empresa, el manual de procedimientos administrativos, el manual de operaciones, la misión, la visión, los objetivos de la empresa, el código de ética, el código de buen gobierno corporativo, documentos o circulares internas, manual de seguridad e higiene, manual de medio ambiente y responsabilidad medioambiental… Entre otros.

En este caso, se trata de herramientas de trabajo y su objetivo es mantener la calidad de cada actuación. En este sentido, resulta útil establecer definiciones, definir fases, usos, aspectos relativos a la cultura de la organización, objetivos a efectos de control, compromisos con la comunidad…

Ventajas que puede aportar el software de gestión documental

El EPR o software de gestión documental nos permite consagrar como parte del sistema de gestión de la empresa el formato electrónico. Además, pueden utilizarse las bases de datos y la ordenación según grupos de documentos, de manera similar a la anteriormente mencionada.

Para concluir, es importante que la forma de organizar los documentos para su gestión en el ámbito de la empresa, esté vinculada a la actividad de la misma. Especialmente es importante tener más a mano los documentos más utilizados.

Además, el formato electrónico facilita la emisión y recepción de facturas, la emisión y recepción de contratos, pedidos u otros, que se hace de forma prácticamente inmediata a través del correo electrónico.

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