Herramientas para la gestión documental

Herramientas para la gestión documental

Se entiende por herramientas de gestión documental, el software, las aplicaciones o las plataformas web, que se encargan de todas las acciones u operaciones que se realizan, ya sea de forma automática o manual, con el objetivo de tratar, distribuir, consultar, reproducir, almacenar, enviar, recibir, mejorar, crear y destruir documentos, cualquiera que sea su formato, físico o electrónico, en el ámbito de la empresa. Puedes ampliar esta información en el artículo "Qué son los programas de gestión documental empresariales"

Ventajas de trabajar con herramientas de gestión documental

Existen numerosas ventajas que justifican el uso de herramientas de gestión documental, como son:

  • El control de flujo de las tareas o los documentos, que permite aprobaciones y validaciones, sin necesidad de desplazarse.
  • Ayudan a mejorar la gestión de recursos, especialmente, en lo que se refiere al tiempo dedicado la gestión documental y al suministro de papel.
  • Mejoran la experiencia del cliente, en cuanto que el uso de herramientas de gestión documental facilita aportar al cliente documentación de forma fácil y rápida, un en cualquier momento.
  • Permiten mejorar el rendimiento de las personas que se dedican a la gestión documental, pero también del resto.
  • Siempre es posible acceder a los archivos, sin posibilidades de pérdidas.
  • Facilita el flujo de información dentro de la empresa, podrían establecerse diversos círculos sobre la base de límites de acceso.

Tipos de aplicaciones para la gestión documental

Existen muy diversos tipos de aplicaciones para la gestión documental. No obstante, podemos señalar que dichas aplicaciones se dividen en software y plataformas de gestión documental.

Dentro de las primeras podemos destacar:

- NUXEO

Este software permite el establecimiento de un almacén o repositorio documental para la empresa.

Puede utilizarse para la gestión documental primaria, destacando los flujos, el control de las diversas versiones y la integración con las principales herramientas de Office. Pero, además, permite búsquedas avanzadas y publicación remota.

La versión DAM permite también el control de imágenes y vídeos.

Como características, pueden citarse su flexibilidad, la utilización de Java para entornos Enterprise, posee un rápido motor de búsqueda, utiliza Athento para la captura inteligente de documentos, y se facilita el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos y seguridad de información con estándares, como SSL y SSO.

Dentro de las segundas pueden destacarse como:

- ATHENTO

Se trata de una plataforma de gestión documental fácil e intuitiva, rápida en las búsquedas y que permite la creación de tipos de documentos propios.

Además, destaca por sus flujos visuales de documentos que se producen de forma automática, y se configuran de forma fácil y rápida; por la eliminación de tareas manuales, e incluso, por la posibilidad de acceder y aprobar documentos desde el móvil.

- LOGICALDOC

Se trata de una herramienta que suele recomendase especialmente, ya que permite cubrir todas las necesidades de gestión documental en una Pyme.



Se trata de una plataforma de gestión documental online y cloud.

Tiene una interfase muy fácil de usar.

Se integra fácilmente en la empresa y está dotada de tecnologías avanzadas y estándares de calidad y seguridad.

- ALFRESCO

Se trata también de una plataforma de gestión documental, que permite el acceso móvil, la colaboración entre usuarios, la personalización e integración de dicha plataforma en los procesos de aplicaciones existentes en la empresa. Se orienta a maximizar el valor de contenido.

Otros tipos de herramientas de gestión documental

También, existen otras herramientas, quizá más pensadas para agencias o medios de comunicación, que no vamos a ver tan detenidamente, como:

- WIDEO

Se trata de una potente herramienta online dirigida específicamente a la creación de vídeos animados de forma fácil y sin conocimientos de edición y diseño. Se utiliza para comunicación interna y externa en campañas de marketing online, e-commerce, anuncios etc…

- QUAY

Que permite la gestión de documentos multimedia y multi formato.

Por último, mencionar también, SHIPO Suscripciones e ITER Web CMS.

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