Objetivos de los programas de gestión documental en la empresa

Por qué contar con una buena gestión documental

Los programas de gestión documental en la empresa, tienen diversos objetivos. En este artículo nos ocupamos de destacar los objetivos más importantes, o más generales para todo tipo de empresas.

Objetivos globales de los programas de gestión documental

Desde un punto de vista global los objetivos de la gestión documental pueden ser de dos tipos, objetivos de carácter administrativo y objetivos de gestión.

Objetivos particulares de los programas de gestión documental

Más particularmente, pueden distinguirse:

  • Una adecuada clasificación de documentos. En este sentido resulta relevante tanto el tipo de documento como su contenido. Si bien, los parámetros para clasificar y archivar los documentos para depender de cada sector y empresa.
  • Facilitar las decisiones de los administradores de la empresa. El cumplimiento de este objetivo se basa en que cualquier decisión se facilita cuando se tiene acceso a toda la información debidamente clasificada y de forma rápida.
  • Estandarizar o homogenizar procesos dentro de la empresa mecanizado el flujo de documentos y el acceso los mismos.
  • La custodia de la documentación de forma segura.
  • La digitalización de la documentación, para un mejor acceso, mantenimiento y manejo.
  • El sistema de gestión documental de la empresa absorbe los flujogramas de procesos, personas, facilitando el cumplimiento de las funciones de cada documento dentro de su ciclo de vida.
  • Se asegura el cumplimiento de la normativa de seguridad y de la legislación de protección de datos qué carácter personal.
  • No se requieren medidas especiales para determinados tipos de documentos, ni grandes extensiones físicas, inversiones en archivos…
  • Facilita el control de la seguridad de información, pudiendo implantarse medidas que aseguren la confidencialidad, la posibilidad de autenticación, la integridad de los documentos y su disponibilidad con unos pocos clics.
  • Es mucho más fácil establecer un sistema de clasificación y recuperación útil y barato.
  • Permiten la creación de workflows, que constituyan una visión estructurada y normalizada de la información que debe contener cada documento y de las personas y actividades que forman parte del proceso. De esta manera, es posible asignar tareas dentro de los procesos, con especificación de tiempos y atributos determinados para cualquier casa de la gestión documental.
  • Los sistemas de gestión documental en la empresa puede sincronizarse con un sistema de backup de copias de seguridad que se realicen diariamente. De esta manera, cualquier fallo informático, problema, o avería, no implicará ningún caso una pérdida de información, clasificación etc…

   Las copias de seguridad pueden realizarse en discos duros externos, pero también, insiste más remotos, en la nube … O, incluso en varios de ellos.



  • Un sistema centralizado de gestión documental permite implantar con facilidad medida su limitaciones de acceso a determinados tipos de documentos, o bien, que cada trabajador sólo tenga acceso aquellos que necesitan en su trabajo, salvo permisos especiales.
  • Los accesos restringidos de forma automática, e integrados en el propio programa, dificultan pérdidas o accesos indebidos. Pueden establecerse diversos niveles de seguridad. Además, los sistemas de gestión documental en la empresa facilitan la trazabilidad el acceso y la prueba de la observación de la normativa sobre protección de datos.

  La manipulación de los documentos de la empresa requiere, con el establecimiento de sistemas de gestión documental, una mano de obra más cualificada. Sin perjuicio de lo anterior, será necesario formar debidamente al personal, concienciarlo y sensibilizarlo, al objeto de que se guarden las medidas necesarias de seguridad de información.

  Conviene recordar en este sentido que en la actualidad el Código penal establece una responsabilidad de las personas jurídicas, con independencia de quien sea quien realiza dos actos.

  • Los sistemas de gestión documental en la empresa facilitan también la detección de potenciales amenazas, fallos o posibles vulnerabilidades, de modo que pueda procederse a su corrección, cuanto antes.

 

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