¿Qué es la gestión documental en las empresas?

La organización de la documentación de modo que las consultas sean fáciles y ágiles, contribuirá a mejorar la productividad de la empresa. Tener en cuenta la gestión documental, no exige mucha inversión, y los resultados no se hacen esperar.

Podría decirse que la gestión documental es una fórmula para distribuir, manejar y compartir la información existente dentro de un negocio o empresa. Si se realiza en formato digital, será mucho más efectiva.

Para qué sirve la gestión documental

La gestión documental tiene muchas aplicaciones. En este sentido, permite automatizar procesos, mejorar la gestión de la información y de los recursos, reducir costes y ahorrar recursos –incluyendo dinero-, reducir tiempos de trabajo y minimizar el espacio dedicado a los archivos. Todo ello, además de reducir las necesidades de material, como, por ejemplo, papel.

Hoy en día, la mejor gestión documental es la que se realiza por medio de software, ya que éste facilita la ordenación, el almacenamiento y la localización de todo tipo de documentos.

Veamos a continuación todo esto de forma más detallada:

– Con respecto a almacenamiento, existen diversas posibilidades

Además del tradicional almacenamiento físico, cabe también un almacenamiento digital de forma local, e incluso puede realizarse el almacenamiento en la nube. Especialmente, en este último caso, se tiende a la optimización de los recursos de la empresa, al tiempo que se evitan pérdidas y deterioros de los archivos.

– La ordenación puede realizarse de forma lógica y por departamentos

Incluyendo la informatización de la información. En este último caso, los archivos están más seguros y puede limitarse el acceso de forma más fehaciente. También se maximiza la rápida localización de documentos y se favorece la compartición de información.

– Implantar la gestión documental cuanto antes

Una buena gestión documental, desde el principio, evitará muchos dolores de cabeza. Y, puede considerarse, incluso, como una ventaja competitiva frente a otras empresas.

– Gestión documental e intranet

Un sistema de gestión documental puede proporcionar a la empresa una intranet desde la que puede accederse a todos los documentos y registros, así como a la información de otro tipo.

– Asignación de tareas de aprobación de documentos

Es posible definir flujos de aprobación por documentos, que puede ser muy útil en el caso de los contratos o facturas. Además, el propio sistema de gestión documental es capaz de realizar las asignaciones de tareas, avisando y enviando los correspondientes recordatorios.

– Automatización

La automatización de los documentos, cualquiera que sea el tipo de empresa, beneficia la eficiencia de la administración, incluida la de los documentos en papel.

– Integración de documentos

Un buen sistema de documentación, no solamente captura y almacena documentos, sino que es capaz también de integrarlos. Ya sea mediante escáner, pdf, fax, correo electrónico o similares.

Esta posibilidad, facilita su consulta y recuperación. Asimismo, se facilita también la distribución de información mediante el envío de documentos por email, previamente personalizados.

– Integración de sistemas

El software de gestión documental también permite la integración del sistema de gestión documental con otros sistemas de la empresa como el CMR, el email, el fax, etc… E incluso, con metadatos y gestión de metadatos.