Esta es la documentación que toda empresa debe llevar al día

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Cuando nos decidimos a crear una empresa o hacernos trabajadores autónomos, debemos de llevar al día una serie de documentos, tanto para control de nuestro negocio, como para cumplir con las obligaciones que adquirimos al darnos de alta como tal.

Tanto si decidimos llevarlo por nuestra cuenta o se lo encargamos a una asesoría o gestoría, estamos obligados a llevar y conservar una serie de información y no por dejar que lo lleve un tercero, nos exime de tales obligaciones.

Trabajadores autónomos

Para los trabajadores autónomos existe la obligación de llevar la siguiente información fiscal (Libros Fiscales):

• Los libros del IRPF: que serían el Libro de Ingresos, el Libro de Gastos y el libro de Bienes de Inversión.
• Los Libros del IVA: los cuales engloban el Libro de Facturas Recibidas, el Libro de Facturas Emitidas y el Libro de Bienes de Inversión.
• Las declaraciones fiscales: estas serán las que presentemos trimestralmente y las anuales.
• Las facturas originales: que son las que anotamos en los libros contables
• Las declaraciones censales: son tributarias como el modelo 036 y o el modelo 037.

Documentación para empresas

Para las empresas, la documentación fiscal es la misma que se requiere a los trabajadores autónomos, solo que,  las compañías deben de llevar una contabilidad más estricta.

• Los libros contables: el Libro de Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
• El libro de diario: registraremos en él y por orden cronológico todas y cada una de las operaciones realizadas por la empresa, estas anotaciones podrán ser resumidas en operaciones de un plazo que no sea superior al mes.
• El libro de registro de socios: lo suelen tener las empresas de responsabilidad limitada, en él se anotan las participaciones sociales de cada uno de los socios. Las Sociedades Anónimas y comanditarias, llevarán un libro de Registro de Acciones Nominativas.
• El libro de Actas: donde recogeremos los acuerdos que se tomen en las Juntas Generales y Especiales, así como los otros órganos colegiados de la sociedad como son los administradores mancomunados, el Consejo de Administración, etc. En cada acta se determinarán los datos que sean relativos a la convocatoria, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones que se hayan solicitado, el informe de los acuerdos y el resultado de dichas votaciones.
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales, que son las que anualmente depositamos en el Registro Mercantil. Se abrirá el libro con el balance inicial y detallado de la empresa, trimestralmente, se anotarán los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente el inventario al cierre del ejercicio y las Cuentas Anuales, este libro ha de tener un contenido mínimo como es el balance al inicio de la actividad, el balance trimestral de sumas y saldos, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Estos libros se suelen legalizar en el Registro Mercantil al comienzo de la actividad. Aunque se pueden legalizar después pero no sobrepasando el plazo de cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio.

Hay que tener muy presente que, aunque tengamos todas nuestras acciones registradas en los libros fiscales y contables, hemos de guardar soporte físico de todas las facturas emitidas como recibidas.

Documentación Laboral

En el caso de que tanto la empresa como el trabajador autónomo hayan tenido o mantienen trabajadores, deben de conservar toda la documentación de carácter laboral, pero, sobre todo:

• Los contratos de trabajo y el registro de los mismos
• El alta de la empresa en la Seguridad Social.
• La comunicación de la apertura del centro de trabajo.
• Las nóminas, TC, y de control de jornadas de los últimos 4 años.
• El contrato de servicio de Prevención de Riesgos laborales.

Otro tipo de documentos

Otros documentos que se requieren y debemos conservar y que son imprescindibles para el comienzo de la actividad de la empresa son las Escrituras de Constitución y poderes que existan, así como las de titularidad, los Contratos que sean del negocio como los de los alquileres (comerciales  o financieros).