¿Cuánto tiempo hay que guardar los contratos de trabajo?
Una de las tareas que debemos realizar cuando trabajamos con documentos empresariales es su conservación. Los documentos deben estar correctamente clasificados y almacenados. Además, deben conservarse en un plazo mínimo. Del mismo modo que debemos conservar las facturas en la empresa tenemos que guardar los documentos de Recursos Humanos.
Existen diferentes tipos de documentos de Recursos Humanos y cada uno de ellos debe conservarse un tiempo determinado. Se trata de una función que debe realizar el departamento de RRHH.
Existen múltiples documentos pero con respecto a los contratos de trabajo deben conservarse un tiempo estipulado tal y como dicta el Real Decreto 1424/2002, de 27 de diciembre. Deberán conservarse tanto los contratos como sus copias básicas.
Los contratos de trabajo deben conservarse un periodo de 4 años
El tiempo de conservación de los contratos de trabajo en la empresa debe ser de un periodo de 4 años. Toda la documentación de carácter laboral o relacionada con la Seguridad Social deberá conservarse durante este periodo de tiempo. Asimismo todos los documentos o registros informáticos que se utilizasen para transmitir la información. Los archivos pueden guardarse de manera física mediante archivadores en la oficina, o digital, para que no ocupen tanto espacio y sea más fácil acceder a ellos a través de la nube. Seleccionar el método de archivo es elección nuestra.
Se trata de los contratos para afilación y cotización.
¿Por qué conservar los contratos? Además de cumplir con las obligaciones es al empresario al que le corresponde acreditar su derecho a las bonificaciones, por este motivo si no se puede acreditar el perjudicado es la empresa.
Si no encontramos un documento porque se ha extraviado también podemos solicitar una copia o una constancia de su registro en la Oficina de Empleo. Debido a que existe la obligación de depositar allí una copia podrán proporcionarnos la copia que necesitamos.
