¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de RRHH?

Cuánto tiempo hay que guardar los archivos de RRHH

Los documentos empresariales deben guardarse durante cierto tiempo para cumplir con la ley. Al igual que debemos conservar las facturas durante un periodo de tiempo concreto debemos conservar los documentos de Recursos Humanos.

Si tuviéramos una inspección de trabajo deberíamos aportar documentos como las nóminas, contratos de trabajo, datos sobre trabajadores temporales y muchos más. Para localizar correctamente los documento es necesario realizar un almacenaje y archivo correcto.



En primer lugar deberíamos establecer una política de conservación de documentos, tener presente cuántos son los años que debemos conservar cada tipo de documento. En segundo lugar, deben estar correctamente clasificados, para diferenciar correctamente cada tipo. En tercer lugar, debemos establecer dónde vamos a guardar los documentos, la opción digital es la mejor pues ahorramos espacio.

Archivar los documentos en la nube nos evita disponer de espacio físico y además nos facilita el encontrar los documentos. Desde nuestro terminal podemos acceder a los diferentes archivos de manera rápida y segura.

Cuánto tiempo hay que conservar la información de un empleado

Aquí puedes ver el periodo de tiempo que debemos conservar los diferentes documentos de Recursos Humanos en la empresa.

  • Recibos de nominas: un mínimo de 5 años
  • Boletines de cotización de la Seguridad Social: un mínimo de 5 años.
  • Contrato de trabajo: Tenemos que guardarlos un mínimo de 4 años desde que terminamos  la relación laboral. Pero es recomendable un periodo de 6 años.
  • Copia de documentos de identidad de ciudadanos extranjeros: un mínimo de 4 años.
  • Programas de desarrollo de carrera y de gestión de talento: un mínimo de 4 años.
  • Datos de candidatos no seleccionados: un mínimo de 3 años.
  • Datos relativos a trabajadores temporales: un mínimo de 4 años.
  • Descripciones de las infracciones laborales: mínimo de 3 años.

Una vez transcurrido el plazo mínimo de conservación los documentos deberán ser destruidos de manera segura. Contar con una trituradora de papel para los documentos físicos y borrar permanentemente los documentos digitales.