¿Cómo debo conservar las facturas?
La Agencia Tributaria es clara acerca de cómo se deben conservar las facturas, en relación a métodos y soportes válidos.
La Ley 58/2003 General Tributaria, es la que define la obligación de expedir y conservar las facturas o documentos que puedan actuar como sustituvos.
En primer lugar, aclara que tanto la entidad que recibe la factura como la que lo expide estará obligada a conservar el documento, en cualquier medio que permita garantizar su autenticidad, ya sea en formato papel o factura electrónica. Evidentemente, el medio deberá permitir la legibilidad del documento y asegurar su contenido.
Además, el organismo mercantil deberá facilitar el acceso a las facturas para cualquier revisión por parte de la Agencia Tributaria (incluso a través de medios electrónicos), sin ningún tipo de demora, a excepción de que exista una causa justificada como tal.
Hay que tener en cuenta que la obligación alcanza a cualquier profesional o empresario acogido al régimen general o especial del Impuesto sobre el Valor Añadido, pero también a los sujetos pasivos del Impuesto de cara a las facturas recibidas y a las matrices o copias de las emitidas.
Conservación de las facturas
El Reglamento de Facturación establece que deberá proceder a conservarse los siguientes documentos durante el plazo marcado por la Ley Tributaria:
- Facturas recibidas.
- Documento que acredite el pago del impuesto a la Importación.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Cuando el proveedor no se encuentre en la Comunidad, la empresa expedidora deberá conservar los justificantes en las operaciones en las que se aplique la inversión del sujeto pasivo.
- Será obligatorio conservar aquellos recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (el original por el expedidor y la copia por el propietario de la explotación).
Consulta más información acerca del periodo de tiempo durante el que se deben conservar las facturas y los requisitos para que un tercero se encargue de guardar las facturas de las empresas.
