¿Se puede contratar a un tercero para conservar las facturas?
El Artículo 19.3 y 4 del Reglamento de Facturación, aclara la cuestión acerca de si es posible contratar a un tercero para conservar las facturas, y poder facilitar esta tarea que en ocasiones y para empresas de considerable tamaño, puede convertirse en muy tediosa.
Al igual que existe la posibilidad de contratar a un gestor que lleve a cabo la facturación y la gestión de la contabilidad, también está la opción de escoger un sistema de conservación externo para agilizar el proceso y tener la seguridad de que los documentos están a buen recaudo.
Y es que, cuando una empresa tiene un volumen alto de facturas tanto a nivel de emisión como de recepción (ya sean facturas ordinarias, facturas rectificativas, factura recapitulativas, etc.), es posible que puedan producirse extravíos y pérdidas de documentación que supongan una sanción por parte de la Administración Tributaria en caso de un requerimiento.
Contratar a un tercero para conservar las facturas
¿Podemos contratar a un tercero para garantizar la conservación de nuestras facturas? En efecto, y de hecho es una práctica bastante entendida por las empresas que manejen un volumen de facturación alto.
Ahora bien, hay que tener en cuenta que en el caso de que el tercero no disponga de su domicilio fiscal establecido en la Unión Europea, será imprescindible como requisito formal, comunicar esta medida a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
En el caso de apostar por esta fórmula de conservación, el tercero actuará siempre como un representante en nombre y por cuenta del empresario o autónomo o el sujeto pasivo de la obligación. De este modo, la responsabilidad de conservar los documentos seguirá recayendo sobre el representado y no sobre el representante.
Si tu empresa maneja un volumen alto de facturas emitidas y recibidas, puede ser conveniente plantearte la posibilidad de contratar a un tercero para garantizar la conservación de tus documentos, y salvarte de futuros inconvenientes.
