Conservar los documentos empresariales

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de la empresa?

Como cada año, cuando terminamos un ejercicio fiscal, aperturamos uno nuevo. Pero antes debemos organizar en un nuevo archivo toda la documentación empresarial relativa a ese año que cerramos. Es importante que lo dejemos bien guardado, archivado, y catalogado. Ten en cuenta que nos lo puede pedir Hacienda. Otras veces necesitamos localizar alguna copia para nuestros proveedores o nuestros clientes o para nosotros mismos. Incluso a veces los necesitaremos para poder hacer alguna consulta específica.

El problema es la falta espacio para conservar los documentos empresariales. Aquí es cuando surgen dudas:

  • ¿Qué dejamos?
  • ¿Qué podemos tirar?
  • ¿Hay que guardar todo o solo las facturas?
  • ¿Y los libros de contabilidad?
  • ¿Debemos guardar la correspondencia empresarial?
  • Para cada caso hay un tiempo mínimo exigido que nos piden conservar los documentos empresariales.

Plazos para la conservar la documentación empresarial

A modo de resumen, estos son algunos de los documentos y tiempo mínimo exigido de conservación en la gestión documental:

Conservar los documentos empresariales 6 años

Según el Registro mercantil:

  • Los libros de contabilidad.
  • Documentación.
  • Correspondencia empresarial.
  • Justificantes.
  • Nóminas.
  • Todo lo relacionado con documentos de Recursos Humanos (aunque las infracciones a la Seguridad Social prescriben a los cuatro años), es aconsejable, guardarlos al menos 6 años desde la fecha del último asiento reflejado en ellos.

Guardar los documentos por tiempo indefinido

Sin embargo, hay documentos que si es conveniente conservar por tiempo indefinido como son:

  • Contratos que tengamos suscritos a largo plazo.
  • Los libros oficiales de contabilidad.
  • Las Cuentas Anuales debidamente firmadas.
  • Las copias de seguridad informatizadas de los registros de contabilidad.

Conservas los documentos empresariales 4 años

Según la Agencia Tributaria, el plazo de prescripción es de cuatro años para todo el archivo que tengamos de facturas recibidas, emitidas, de compras de bienes de inversión. Aunque deberemos tener especial cuidado si en algún momento de esos cuatro años, no se interrumpió por alguna reclamación notificada de Hacienda. Así que no es aconsejable deshacerse de documentación empresarial deberemos aligerar nuestro archivo sin antes consultar si en algún momento hemos recibido algún requerimiento de la Agencia Tributaria.