¿Durante cuánto tiempo debo conservar las facturas?
La normativa obliga a que las facturas se deban conservar durante un tiempo mínimo, para poder efectuar comprobaciones a largo plazo, tanto por parte del expedidor y el cliente, además de Hacienda.
¿Qué facturas deberán conservarse? Evidentemente se deberán mantener a buen recaudo todas las facturas que se hayan emitido a terceros, además de aquellas recibidas que puedan utilizarse para solicitar una posible reclamación, o justificar gastos ante la Agencia Tributaria.
Eso sí, no existe obligación de conservarlas en un formato específico pudiendo ser papel o modalidad de factura electrónica.
Tiempo de conservación de las facturas
El Código de Comercio establece un tiempo de conservación de las facturas de 6 años, tras el último asiento realizado en los libros, independientemente de que sean facturas ordinarias, recapitulativas, etc.
Además, también existirá obligación de conservar los justificantes, documentación, libros y cualquier correspondencia relativa al negocio.
Esta normativa se extiende a empresas en funcionamiento, y a todas aquellas que se encontraran en la actualidad disueltas o sin actividad comercial.
Recordemos que el plazo de prescripción en las causas de naturaleza tributaria es de 4 años, tras la presentación del impuesto.
Excepciones al tiempo de conservación general
En el caso de aplicar compensación de bases imponibles negativas, el plazo para los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades es mayor, en concreto de 18 años desde el resultado negativo.
Además, otra de las excepciones al tiempo de conservación general ocurre en el caso de las facturas de inmovilizado, que no podrán eliminarse hasta que finalicen las amortizaciones.
No hay que olvidar que ante un requerimiento, Hacienda podría exigir a la empresa todas las facturas originales que sirven de soporte a su contabilidad, así como la presentación de los libros y registros de todas las operaciones.
Así, respetar al detalle el plazo de conservación de las facturas es imprescindible para evitar cualquier complicación futura ante revisiones tributarias, que sin duda, siempre son impredecibles.
