Formas de presentar los libros de contabilidad de la empresa

Presentar los documentos de contabilidad
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Al igual que con cualquier otra documentación de importancia, las leyes establecen que todas las empresas o sociedades deben legalizar y presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil. Por eso, queremos ayudarte a que conozcas las formas de presentar los libros de contabilidad de tu empresa, para que no te pille el toro y la documentación a entregar esté en regla.



Repasamos todas las formas de presentar la contabilidad de la empresa.

¿Qué son los libros contables?

Los documentos contables detallan información financiera sobre una empresa, movimientos que se hayan realizado durante el ejercicio. Estos documentos hay que legalizarlos periódicamente en el Registro Mercantil para que no sea posible modificar su información una vez hecho el proceso. Podemos distinguir varios tipos de libros contables: Libro Diario, Libro de Inventario y Cuentas Anuales (que son obligatorios) y Libro Mayor y Libros Auxiliares (que se pueden entregar de forma voluntaria). Veamos brevemente cada uno de ellos para entender sus funciones:

  • Libro Diario: registra todos los movimientos económicos y financieros que se realicen diariamente en una empresa, quedando así constancia de los débitos y créditos y los saldos al terminar el ejercicio.
  • Libro de Inventario y Cuentas Anuales: indica el balance-inventario general de las sumas y saldos de una empresa por trimestre y permite conocer la actual situación económica de la empresa.
  • Libro Mayor: presenta la totalidad de los movimientos económicos definitivos que se han registrado en el Libro Diario durante todo el ejercicio.
  • Libros Auxiliares: sirven de apoyo a los libros anteriormente mencionados pues resumen la información que se ha registrado en ellos.

Cómo se presentan los libros contables del negocio

Antes, los libros de contabilidad se podían presentar de forma física en papel (un libro encuadernado) o mediante un soporte electrónico como un CD o un DVD. Sin embargo, los tiempos han cambiado: en la Ley 14/2013 se estableció que, a partir del 29 de Septiembre de 2013, los libros de contabilidad deben legalizarse y presentarse en el Registro Mercantil obligatoriamente de forma telemática, es decir, vía online. Por lo tanto, es la única vía para registrar los libros de contabilidad obligatorios, y en la que nos centraremos para explicar el proceso de tramitación. Los libros de contabilidad deben presentarse en el Registro Mercantil en un plazo máximo de cuatro meses contando desde el final del ejercicio.

Presentación de forma telemática

La presentación de libros contables de forma telemática funciona de la siguiente manera:

  1. Métete en la página del Colegio de Registradores (https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do) y en la sección relativa a la legalización de libros encontrarás el programa de legalización digital de libros Legalia, que puedes descargar e instalar en tu ordenador o dispositivo gratuitamente. También encontrarás el manual de usuario, que te explicará toda la información sobre el programa Legalia.
  2. Puedes crear tu libro de contabilidad en formato PDF, Excel o Word. Después, Legalia generará tu libro en formato ZIP (el único que admite la página) y tu huella digital. Ahora tu libro contable estará listo para presentarlo en el Registro Mercantil.
  3. Para poder efectuar la presentación de los libros de contabilidad desde la página, antes es necesario registrarse como usuario en el Registro Mercantil y disponer de un certificado digital (firma electrónica).
  4. En la página del Colegio de Registradores, dirígete a la “Presentación Telemática de Documentos” y accede con tu certificado. Después, te aparecerán varias opciones y deberás elegir la de “presentación de libros”. Ahora selecciona el libro que has generado en formato ZIP desde tu ordenador. Cuando el archivo se haya emitido correctamente, recibirás un acuse de recibo que justificará la correcta presentación de tu libro contable.

Esperamos que ahora no tengas problemas para presentar los libros de contabilidad adecuadamente.

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