Qué son los programas de gestión documental empresariales

Los programas de gestión documental empresariales son software o plataformas online que permiten a una empresa automatizar la gestión documental. Puesto que, no todas las empresas son iguales, pudiendo existir grandes disparidades por razón de volumen, complejidad, sector etc… Tampoco los programas soluciones informáticas de gestión documental son iguales.

Se trata de sistemas informáticos, locales o basados en internet, que tienen por objeto el almacenamiento, el control y la administración de cuantos documentos se creen, entren o salgan de una determinada organización o empresa.

Permiten la organización de documentos digitales o imágenes de forma centralizada, con la gran ventaja de que cualquier miembro de la empresa puede acceder a los mismos que forma sencilla y rápida.

Existen numerosos programas conocidos, y además, es posible obtener soluciones ad hoc.

Dentro de los primeros, pueden mencionarse, Alfresco, Documentum, diversas soluciones de Microsoft (tales como, Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint 2013, , Microsoft SharePoint 2016 o Microsoft SharePoint Online). Además existen soluciones de Google, como Google Apps for Work, o soluciones de OpenText, como OpenText Content Suite. También existen otros como Docuware o Git Doc,

Como hemos señalado, además cada sector, presenta características propias, en cuanto a las necesidades en de determinados tipos de documentos, o de digitalizar la información.

Para qué sirven los programas de gestión documental

Un programa de gestión documental es una inversión que se traduce fundamentalmente en una mejora de la eficacia y una disminución de los tiempos empleados en la gestión documental.

Para una adecuada elección el programa plataforma correspondiente, conviene tener en cuenta no sólo los tipos de formato más utilizados en la empresa, sino también otros tipos de formatos importantes, y, sobre todo, si es necesario la creación o modificación de documentos en distintos tipos de formatos. La respuesta a lo anterior va a determinar, en muchos casos la elección de uno u otro programa o plataforma de gestión documental.

En este sentido, conviene buscar más allá de las grandes marcas, ya que existen herramientas útiles para determinadas empresas, que no son de gran difusión.

Con carácter general, los programas de gestión documental presentan diversas funciones comunes. Es decir, sirven para:

Escanear y digitalizar documentos.
Realizar un reconocimiento óptico de caracteres. Es decir, pueden reconocer textos a partir de imágenes.
Gestionar, manejar, conservar, trabajar y publicar sobre diversos tipos de documentos en formato electrónico, ya se trate de documentos escaneados o documentos creados en formato electrónico.
Algunos programas o plataformas permite en incorporar multitud de formatos. En este caso, no solamente formatos ofimáticos, sino también de imágenes, CAD, correos electrónicos, formatos en pdf o en htlm, entre otros.
Muchos programas también pueden trabajar con documentos que se encontraban inicialmente en papel.
En cuanto las imágenes, es frecuente que los programas sean capaces de escanear imágenes de gran calidad y ulteriormente conservarlas y comprimirlas en diversos formatos. Estamos hablando de formatos jpg, tif o gif, sin que puedan considerarse como numerus clausus.
Indexan documentos a otros relativos a la información que contienen.
Pueden reconocer textos a partir de imágenes.
Definir reglas de validación y corrección de los datos recogidos en los formularios de factura.
Hasta algunos programas pueden corregir vídeos.
Son capaces de leer información codificada, por ejemplo, en códigos de barras.
Poseen dispositivos ópticos capaces de leer marcas o captar documentos estructurados.
Permiten diversos tipos de búsquedas, como las de texto libre en, las búsquedas estructuradas, o sus combinaciones, desde diferentes lugares y servidores.
Además son capaces de editar, copiar, hacer anotaciones, tachar, resaltar zonas, enviar por email, rotar o imprimir, cualquier documento resultante de una búsqueda.
De esta forma, permiten reducir los tiempos de tratamiento de la documentación, de su búsqueda, de su archivo, de su clasificación…
Además, no se requieren entradas manuales de metadatos.