Orden de compra en inglés
La orden de compra, también denominada orden de pedido, es un documento que reemplaza al contrato internacional en operaciones de importes reducidos o cuando no se emplean contratos para la documentación de las compraventas internacionales.
Todos los productos que compra una empresa, sean materias primas o material de oficina han de ir acompañados por una orden de compra numerada correlativamente. Esto permite tener un mayor control tanto de lo que se compra como del seguimiento del estado del pedido. Debemos tener en cuenta que este documento no tiene una validez de factura.
En las órdenes de compra se incluyen los datos del comprador y la información básica sobre la exportación a realizar. En general, el exportador es el emisor del documento. Las órdenes de compra se enumeran correlativamente por fecha de emisión. Ese número de orden de pedido podrá incluirse en la factura comercial correspondiente, a modo de referencia.
Apartados de la orden de compra
Las partes de la orden de compra suele incluirse los siguientes campos:
- Datos de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Lugar y fecha de emisión del pedido
- Datos del proveedor
- Cantidad de artículos solicitados
- Descripción
- Precio por unidad
- Términos de entrega y pago
- Fecha de entrega
- Coste de envío
- Coste total del pedido
- Firma autorizada
Cómo hacer una orden de pedido en inglés
Si tenemos una empresa que cuenta con proveedores internacionales podemos emitir una orden de compra en inglés. La finalidad de esta orden es la adquisición de un producto o servicio necesario para tu negocio.
Este tipo de documentos es utilizado, sobre todo, por negocios internacionales en los que participan empresas de gran tamaño. En estos casos la orden de compra constituye la forma principal de contrato y la firma del vendedor implica la aceptación de la operación.
A continuación, te enumeramos los epígrafes que ha de tener u orden de compra en inglés.
Ship to company address
- Your Company information
- Company name
- Phone number (este epígrafe es opcional)
- Email address
- Address
- City
- Zip/postal code
- Country
- State/Province
Vendor information
- Vendor name
- Email Address
- Phone number
- Address
- City
- Zip/postal code
- Country
- State/Province
Puchase information
- Purchase order (número de orden de compra)
- Shipping method
- Purhase order date
- Delivery date
- Shipping terms
Items to order
- Item
- Description
- Quantity
- Pricy
- Amount
Price
- Subtotal
- Tax
- Total
En la orden de pedido también podrás incluir el logo de tu compañía, así como el lema. En shiping method haremos referencia al operador con el que deseamos que nos envíe la mercancía, así como si el envío es prioritario, requisitos de embalaje, etc.
Por otro lado, con fecha de entrega indicamos la fecha en la que nos gustaría recibir la entrega. Asimismo, podremos añadir un “note” para añadir todas las observaciones que creamos convenientes.
En otras ocasiones en vez de detallar en la propia orden de compra la empresa de logística, se puede adjuntar otro documento llamado routing order o nota de transporte. En este último se indicarán las instrucciones para utilizar los servicios de una determinada empresa de logística. De este modo, la empresa de transportes podrá acreditarse donde nuestro proveedor para que sea ésta y no otra la que nos haga llegar nuestro pedido.
Una vez que hagamos la plantilla de nuestra orden de compra en inglés, es conveniente guardarla para futuras compras. Del mismo modo, cada vez que vayamos a emitir una orden de compra y la completemos es aconsejable guardarnos una para nuestros registros financieros. Además, también podremos imprimir una copia y enviarla a nuestro proveedor o incluso, enviársela a nuestro proveedor en formato PDF mediante un correo electrónico.
Por tanto, el documento original será para el vendedor quien preparará nuestro pedido. El duplicado es para el comprador (nosotros) quienes además emitimos la orden de compra.
