Cuál es el objetivo de la orden de compra

La orden de compra o nota de pedido se utiliza para solicitar un pedido de compra a un proveedor. Se trata de un documento financiero que se utiliza para confirmar una futura compra. En inglés se conoce como PO (Purchase order) y cada vez más se está extendiendo ese término.

El comprador se compromete a pagar al vendedor por la adquisición de un bien o servicio. Por este motivo la orden de compra acredita un vínculo entre el proveedor y el comprador. No tiene la validez legal de una factura, pero en algunos países sí es vinculante.

Por qué emitir una orden de compra

Se trata de un documento donde se detalla todas las cantidades y precio del producto que se va a comprar, así como la condición de venta del mismo. Por este motivo podemos concluir que la nota de pedido es una solicitud escrita de los productos que se desean comprar. La orden de compra debe tener un contenido mínimo para poder emitirla, en este artículo puedes ver las partes de la orden de compra.

Todos los motivos por los que es aconsejable emitir órdenes de compra:

Permite llevar un correcto control y registro del inventario si la compra es a gran volumen.
El comprador que emite la orden de compra puede realizar una planificación exacta de los costes que va a tener.
Al proveedor le otorga seguridad, los costes de sus productos están estipulados y sabe cuándo va a cobrar.
Se establece los requisitos de entrega, para ambas partes ayuda a planificarse.
El proveedor puede planificarse mejor y enviar la mercancía de manera más rápida porque ya contará con el stock necesario.
Si la orden de compra la emite una gran empresa el proveedor puede utilizarla el proveedor como línea de crédito.

Cuándo emitir una orden de compra

Cuando la empresa quiere comprar mercancías deberá emitir una orden de compra para que el proveedor autorice el envío de las mismas. Cuando se ha efectuado la compra la orden de compra puede convertirse en una factura.

La orden de compra se utiliza para simplificar el proceso de compra entre proveedor y comprador. La desventaja de emitir órdenes de compra es que se incrementa la cantidad de documentos que debemos completar para realizar una transacción mercantil, para que esto no suceda es recomendable utilizar plantillas ya predefinidas. El comprador emite la orden de compra cuando desea adquirir ciertos productos, para facilitar esta emisión se recomienda la utilización de plantillas de órdenes de compra, de este modo el contenido del documento ya está predefinido.

¡Ahora ya sabes cuándo emitir órdenes de compra! Es un documento muy útil en la gestión empresarial.