¿Qué es el manual de gestión documental?
Ha llegado el momento de tener bajo nuestro control la gestión documental de nuestra empresa. Tenemos que centralizar toda la información en un único punto. Sea del origen que sea. Necesitamos tenerla siempre a mano, automatizar su búsqueda y su clasificación. Debemos tener la tranquilidad de saber segura toda la documentación de la empresa.
Actualmente existen diversas herramientas en software, que, además, se integran con los programas de facturación y de gestión contable , que nos permiten en escaneo de documentos, como la incorporación de la firma digital.
Otro punto muy importante hoy día es tener acceso a esa información desde cualquier lugar. No solo desde nuestro puesto de trabajo en la empresa, sino en cualquier medio. A través de internet podemos tener acceso a dicha información en nuestro ordenador o nuestro teléfono móvil. Esto era impensable hace solo unos años. Hoy día, lo tenemos al alcance de nuestra mano.
Normalización de la gestión documental
El objetivo de todo esto es la normalización en la documentación. Desde que se genera en la empresa hasta su salida o final de la misma, hay que gestionar íntegramente todos los documentos y de toda la información que dispongamos. Esto hará que tengamos una correcta preservación de la documentación.
Una buena forma de tener toda la información bien organizada es contar con un manual de gestión documental. Se trata de un documento donde se detallan:
- La jerarquía documental
- La responsabilidad de la estructura documental
- El programa de gestión documental empleado
- Se detallarán los procesos de dicho programa de gestión documental (producción de documentos, recepción y distribución de los mismos, sus trámites…)
- Tipos de documentos gestión empresarial : actos administrativos, resoluciones, cartas, circulares, memorando…
Esto permitirá la gestión de la información de forma más eficiente. Aunque en los últimos años se han desarrollado muchas iniciativas, sobre todo de carácter tecnológico que mejora y hace más sencillo la gestión documental.
El motivo es porque estará integrada en el sistema de archivo, junto con todos los programas de gestión de la empresa. Visto este punto, nos decantaremos, lógicamente, por un sistema de gestión documental digital. Es importante contar con un buen software fácil de usar, ágil y sobre todo seguro. Pero qué entonces qué es el manual de gestión documental.
Este programa informático nos ayudará a organizar de forma eficaz, fiable, ágil y efectivo, todo el archivo documental que irá produciendo nuestra empresa. En él se registrará: la constitución del negocio, el día a día y el final de la misma.
La finalidad es facilitar los trámites de utilización y conservación de toda la gestión documental. Debemos tener en cuenta que muchas veces la toma de decisiones dependerá de la información que tengamos sobre nuestra empresa. De ahí la importancia de tener una buena gestión documental.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de la empresa?
