Estrategias de preservación de documentos digitales

Uno de los principales problemas a los que se enfrenta cualquier tipo de empresa u organización es la inmensa cantidad de información que maneja. Asimismo, ha de presentar o guardar una serie de documentación que con el paso del tiempo va aumentando, de manera que es imposible almacenarla físicamente.

Este problema ha sido solucionado por la tecnología. Esta prevé distintas formas de almacenamiento, así como facilita su posterior consulta o utilización. Pero la rapidez con la que evoluciona esa misma tecnología hace que se quede obsoleta la forma de almacenaje en la gestión documental. Debemos recordar cómo los diskettes fueron reemplazados por los CDs, después DVDs e incluso discos duros. Hoy en día, también se puede almacenar en la nube, lo que permite acceder a la información independientemente del equipo informático y del lugar de ubicación.

La información puede recogerse en diferentes formatos de archivo: texto, imagen, vídeo, PDF, etc. La única condición que han de cumplir es que los datos puedan ser legibles por una aplicación el mayor tiempo posible. Por lo general, las versiones nuevas de las distintas aplicaciones permiten abrir archivos guardados con una versión anterior.

Por otro lado, debemos de tener en cuenta que la información digital es más fácil de manipular que la tradicional de papel o microfilm. Además, los soportes digitales tienen menos duración en el tiempo.

El cambio continuo de tecnología hace que podamos perder datos o el soporte se haya quedado anticuado. Un ejemplo son los diskettes, ya que en los PCs actuales no viene incorporada la disquetera. También es cierto que el espacio de almacenaje de estos hoy en día es insuficiente.

Estos rápidos cambios de soportes y de programas informáticos hacen que las empresas se planteen soluciones para la preservación de documentos digitales. De ahí que sea primordial planificar desde un comienzo cómo van a ser creados esos documentos, para posteriormente elegir la mejor forma de conservar dicha información.

Cómo digitalizar los documentos de la empresa

Al igual que existen varios formatos de archivos para guardar la documentación, también hay varias estrategias de preservación de documentos digitales, pero no todas son adecuadas. Habrá que tener en cuenta una serie de factores para elegir la más idónea. Alguno de estos son el factor económico, el tipo de dato a almacenar, el estado del material, entre otros. Veamos algunas de estas formas:

Conservación. Se ha de preservar tanto el contenido como el formato de los documentos. Recuerda que las facturas se tienen que conservar 6 años mientras que las documentos de RRHH varían entre 3 y 5 años.
Copias de seguridad. En este caso lo que se está realizando son copias de seguridad. Son muy útiles cuando hay una avería en los equipos ya que podemos perder la información. De este modo disponemos de una copia de respaldo. Sin embargo, es importante realizar estas copias de forma periódica para guardar la versión más actualizada de los documentos en cuestión.
Actualización. Se trata de una copia de información de un soporte a otro del mismo, sin que los documentos se modifiquen.
Migración. Al contrario que en la anterior estrategia de preservación de documentos digitales, en esta sí se cambia de soporte, conservando las características de los datos.
Metadatos. Son descripciones que permitirán localizar después toda la documentación de una manera más sencilla y rápida. Estos pueden ser descriptores para recuperación, conservación (cómo acceder a los datos: cuál es el formato del documento e identificadores y otros detalles como bibliográfico, etc.).
Preservación de la tecnología. Del mismo modo que es importante el almacenaje de la información, no menos importante es mantener la máquina donde fueron creados, incluidos los programas informáticos tanto los programas de facturación como los programas de contabilidad.
Conservación del soporte. Asimismo, es vital hacer un mantenimiento del equipo donde se almacena la información. Debemos de recordar la obsolescencia y que puede experimentar algún tipo de daño físico.