Claves para organizar los documentos digitales de la empresa

No solo es primordial que una empresa guarde debidamente sus documentos. También es vital ordenarlos de la forma correcta. La razón es que algunas empresas sufren pérdidas económicas importantes, por no poder recuperar esa información o dato prexistente al no poder ser localizado.

Además, el tiempo que se pierde buscando el documento pueden ser horas o días, y esto también supone un coste económico a la empresa. Por todas estas razones, la correcta organización de documentos digitales se ha vuelto una tarea cada vez más importante.

Hay quien tiende a pensar que al almacenar la documentación en la nube, en un servidor local o en redes privadas esta hace más sencillo su acceso. Sin embargo, esto no es así. Son necesarios unos motores de búsqueda, conocer su identificación y localización.

Por otro lado, el saber guardar y organizar de manera adecuada toda la documentación que genera nuestro negocio, será una ventaja competitiva frente a otras empresas. Pero ¿cómo podemos clasificar los documentos digitales empresariales? La gestión documental es clave en la empresa, a continuación veamos algunas recomendaciones.

Cómo clasificar los archivos digitales empresariales

Antes de nada es importante tener una buena estrategia de preservación de documentos digitales, saber qué soportes se van a utilizar y qué tipo de documento se va a almacenar. Estos son algunos factores a tener en cuenta:

Protocolo para almacenar información. Se deben establecer una serie de normas para el almacenamiento de la información de la empresa. Se han de establecer una serie de instrucciones sobre en qué carpetas se guardan cada tipo de documento. Todos los documentos digitales en una misma carpeta. Obviamente, se crearán subcarpetas, pero solo habrá una única principal. De esta manera facilitaremos la búsqueda y la realización de la correspondiente consulta.
Nombres autoexplicativos. Es vital guardarlos con nombres que después nos permitirán buscarlos. Es más útil guardar un archivo con el nombre factura que no un código del que no nos vamos a acordar más tarde. También se pueden emplear acrónimos o abreviar los nombres de forma que además se indique también el año. De este modo, agilizaremos la búsqueda.
Emplear nombre breves. No hace falta que sean nombres largos. De hecho Windows tiene un límite de caracteres a la hora de nombrar sus carpetas. También habrá que evitar el uso de caracteres como la ñ o la ç porque en algunos programas dan problemas.
Crear subcarpetas. A medida que pase el tiempo, el volumen de información se irá incrementando. De ahí que será necesario la creación de subcarpetas de forma sucesiva. Por ejemplo creamos una carpeta de clientes y dentro se pueden hacer subcarpetas por clientes vigentes y clientes que se han ido. De esta forma tendremos todos los proyectos localizables. Asimismo, dentro de cada carpeta cliente podemos crear otras subcarpetas de material de cliente, carpetas con cada proyecto (folleto, página web, etc.).
Utilizar la fecha. El uso de la fecha para los documentos empresariales suele ser muy útil, pero es recomendable utilizarla invertida (año/mes/día). Por ejemplo, 20181121. De este modo localizaremos mucho más rápido los documentos del año 2018. Si hemos realizado diferentes versiones se aconseja utilizar al final del nombre de cada carpeta o archivo v2 (versión 2), v3 (versión 3), y así sucesivamente.
Siempre guardar el documento en su carpeta correspondiente. Si hemos creado ya la estructura y las instrucciones para su guardado debemos utilizarla y guardar cada archivo donde corresponda. El no hacerlo así puede provocar que perdamos archivos.
Archivos antiguos. No hay que borrar nada. Los archivos antiguos los puedes almacenar. Recuerda que basta que lo elimines de tu servidor para que lo necesites de nuevo. Si lo borras ya no lo podrás utilizar más. También es importante conocer cuánto tiempo es obligatorio conservar las facturas o los documentos de RRHH. Cada documento tiene sus plazos, por eso es preferible no borrar nada.
Copias de seguridad. Es aconsejable hacer copias de seguridad de una forma periódica en un disco duro extraíble, o un servidor en la nube.
Reordenar el escritorio. Recuerda pasar todos los archivos de tu escritorio al servidor. De esta manera podrán ser utilizados por el resto del personal de la empresa. Y además, se evitará duplicar la información.