Herramientas para llevar a cabo un control de gastos empresarial

Gestión de gastos empresariales
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Dentro del control de gastos empresariales podemos decir que los gastos de una empresa se pueden dividir de diferentes formas.

Por un lado se puede hacer una distinción dependiendo de a qué departamento estén ligados, esto es, por un lado tenemos los gastos de fabricación o costes de producción, que son los que están ligados directamente con la fabricación de los productos. Por otro lado están los gastos de administración, que son los que relativos a la organización general de la empresa. Y y por otro lado tenemos los gastos de venta, que son los que nos suponen la venta de nuestros productos.

Otra clasificación es dependiendo de si su cuantía es fija dependiendo del volumen de fabricación o no. Aquí tendríamos costes fijos y costes variables.

También se puede hacer otra diferenciación dependiendo de la frecuencia con que se realicen en el tiempo. Aquí estaríamos ante gastos recurrentes, y no recurrentes.

Clasificación del Plan General Contable

La clasificación más habitual de los gastos es la que realiza el PGC (Plan General Contable):

  1. Compras: comprende las compras que realizamos, como los descuentos por pronto pago, las devoluciones a nuestros proveedores y los rappels de ventas.
  2. Variación de existencias: recoge las disminuciones en el inventario de almacén.
  3. Servicios exteriores: recoge otros servicios adquiridos que no sean compras de material o que no formen parte del inmovilizado como pueden ser primas de seguros
  4. Tributos: impuestos que tiene que pagar la empresa
  5. Gastos de personal: Todos los gastos relativos a nuestro personal
  6. Otros gastos de gestión: gastos regulares que no han podido englobar en los otros grupos como las pérdidas de créditos comerciales incobrables
  7. Gastos financieros: todas las pérdidas relativas a operaciones financieras, como los intereses de las deudas que tengamos contraídas.
  8. Pérdidas procedentes del inmovilizado y gastos excepcionales: las procedentes del inmovilizado y otras excepcionales como las producidas por incendios.
  9. Dotaciones para amortizaciones: recogen la depreciación del inmovilizado y de los gastos de establecimiento.
  10. Dotaciones para provisiones: recoge la estimación de las pérdidas de valor de los distintos elementos que la componen.

Otras herramientas para el control de gastos empresariales

Existen diferentes herramientas que nos permiten llevar un control de los gastos empresariales que se tienen en la empresa.

La mayoría de los diferentes programas de facturación suelen tener la opción de anotar los gastos que se van produciendo durante el transcurso de las operaciones empresariales, para posteriormente dar una visión del estado de la empresa.



También se puede recurrir a programas específicos, para generar el presupuesto de gastos y llevar el control de los gastos empresariales.

Pero, si no se quiere recurrir a ninguno de estos sistemas, los programas de cálculo, como puede ser el Excel, nos dan la opción de crear una tabla, o de descargar una plantilla de gastos, en la que recoger tanto los gastos presupuestados como los reales.

Presupuesto de gastos

El presupuesto de gastos tiene que recoger todos los gastos que esperamos realizar durante el ejercicio, y las fechas en las que se espera se producirán.

Posteriormente cuando se produzcan los gastos reales, hay que proceder a anotarlos. También se ha de anotar la fecha para poder compararlos con los que anotamos en el presupuesto de gastos.

Es conveniente hacer esta anotación en una columna junto a la correspondiente del gasto presupuestado. De este modo, podremos ver de un simple vistazo la desviación producida, entre el gasto previsto y el gasto producido realmente, así como también entre las fechas producidas.

En los gastos fijos y periódicos, esta diferencia de fechas no tiene mayor importancia. Se debe a se producen siempre en las mismas fechas, como puede ser el gasto del seguro.

Por el contrario, en los gastos variables, o que no tienen una fecha concreta, es muy importante. Esto es porque si no los tuviéramos controlados, podrían generar un problema de liquidez temporal.

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