¿Qué es Facturae?
Facturae es un formato de factura electrónica, que tiene que tener los mismos requisitos, funciones y consecuencias que una factura tradicional. La diferencia reside en que esta factura que se crea y recibe por medios electrónicos.
Por ello la factura electrónica con facturae debe contener, al igual que la factura en papel:
- Los datos del emisor y destinatario
- El número y fecha de la misma
- La descripción de los bienes o servicios prestados o vendidos
- La base neta
- Los impuestos aplicables y los totales a pagar
- La forma de pago
- Los posibles anticipos que se hayan realizado.
Desde la ley 25/2013, artículo 4, de 27 de diciembre, que daba impulso a la factura electrónica todos los proveedores de bienes o servicios a la administración pública podían elegir si presentar sus facturas de forma tradicional o electrónica. Pero esta situación cambió desde el 15 de enero de 2015. Desde esta fecha, si trabajamos para alguna Administración Pública tendremos que presentarles nuestras facturas en este formato electrónico con facturae.
Si queremos facturar con este tipo electrónico de factura a otra empresa, ésta debe dar su consentimiento. Aunque se de forma implícita al recibirlas en este formato. Por el contrario, en el caso de los consumidores, el consentimiento de estos debe ser expreso.
Ventajas de una factura electrónica con facturae
Como ventajas de realizar una factura con facturae tenemos que destacar:
- El ahorro en impresión y en el envío. No hay que gastar ni en papel ni en sellos.
- Ahorro de espacio. Facilidad de almacenamiento sin ocupar espacio físico.
- Facilita el acceso tanto interno como el que pueden solicitar los auditores o inspectores de la agencia tributaria al registro de facturas.
- Mayor seguridad. Como las facturas deben ser firmadas electrónicamente, y para ello se necesita un certificado electrónico reconocido por las Administraciones Públicas, esto nos da una gran seguridad de que no han sido manipuladas y de que realmente han sido emitidas por el emisor adecuado.
Envío de facturas
Cuando enviamos facturas a la Administración Pública, lo debemos hacer a partir de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas de las distintas administraciones. Asimismo, para que lleguen a su destino se deberá indicar los datos de la oficina contable, del órgano gestor y de la unidad tramitadora. Estos datos lógicamente nos los tendrá que entregar la administración correspondiente.
Debemos comentar que un punto general de entrada de factura electrónica es una ventanilla electrónica única, en la que entran todas las facturas dirigidas a esa Administración concreta. Amplia información sobre cómo enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento.
El envío de la factura electrónica, como su nombre indica se hace a través de Internet. Este envío puede hacerse bien a través del portal web del punto general de entrada de facturas electrónicas, bien mediante la conexión automática entre nuestro programa de facturación y dicho punto de entrada.
Estos puntos generales de entrada nos permiten también conocer el estado de tramitación de nuestras facturas.
Almacenamiento de facturas
Como comentábamos anteriormente, es necesario almacenar las copias de las facturas remitidas, aunque sean facturas digitales.
Según la ley 58/2003 de 17 de diciembre, tenemos la obligación de conservar copias de las facturas electrónicas durante el plazo estipulado, igual que si fuese una factura en papel.
Lo debemos hacer de modo que se garantice su legibilidad (esto lo garantizan los programas de facturación o los ofimáticos), su autenticidad y la integridad de su contenido (estos dos requisitos están garantizados a través de su firma electrónica) y por último se debe garantizar el acceso en línea y su utilización por parte de la administración tributaria.
Las facturas electrónicas no pueden pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejado ejecución, a no ser que sean destinadas a otra empresa privada.
