Cómo se hace una factura recapitulativa

¿Tienes dudas sobre cómo se hace una factura recapitulativa? ¿Te gustaría conocer algún procedimiento que te permitiera ahorrar tiempo y trabajo a la hora de emitir tus facturas?

En este artículo analizamos los detalles que deberás tener en cuenta para preparar la factura recapitulativa de forma adecuada, y siguiendo los estándares descritos por la Agencia Tributaria.

De todos los tipos de factura que existen, la factura recapitulativa dispone de gran utilidad para la empresa al permitir agrupar en un mismo documento todas las operaciones destinadas a un mismo cliente, en diferentes fechas dentro del mes.

De este modo, la factura recapitulativa sirve de documento resumen de todas las transacciones comerciales que se llevan a cabo durante un mes.

¿Qué condicionantes se necesitan para que se acepte como válido la factura recapitulativa?

Se deberá proceder a la anulación del resto de facturas ordinarias que se hayan emitido previamente para ese cliente y en ese plazo.
Deberá cumplir con los requisitos necesarios de cualquier otra factura, incluyendo una descripción de las operaciones que se estén agrupando, cumpliendo con los requisitos incluidos en el artículo 6.1 del Reglamento de Facturación.

¿Cuándo resulta de utilidad apostar por la factura recapitulativa? Cuando la empresa emisora dispone de un alto tráfico comercial hacia los mismos clientes, de manera que a lo largo de un mes se generen transacciones recurrentes dirigidas al mismo destinatario.

Así, incluir el resumen de ventas en la factura recapitulativa permitirá un notable ahorro de tiempo y trabajo, permitiendo centralizar las operaciones comerciales en un solo documento.

Si todas esas transacciones tuvieran que ser reflejadas en distintas facturas, cuando las compras y ventas son muchas, el número de documentos que se puede llegar a manejar podría dificultar de gran modo la contabilidad, favoreciendo errores que a posteriori puedan suponer sanciones o amonestaciones por parte de Hacienda.

Elementos que componen la factura recapitulativa

El proceso para preparar la factura recapitulativa es distinto al de la factura ordinaria, aunque compartan elementos en común.

Veámoslo con más detalle:

Deberá incluir una fecha de factura de acuerdo al número de serie. No es necesario incluir una numeración distinta a la ordinaria, pudiendo añadirse de forma intercalada con el resto de facturas generales.
Deberá describir los datos identificativos del emisor y el receptor de la factura, como NIF o CIF, domicilio fiscal y nombre de la empresa o de la persona destinataria de la factura.
Las operaciones comerciales que incluya deberán ir dirigidas a ese destinatario en exclusiva, y haberse realizado siempre en el mismo mes.
Debe incluir las distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre y cuando dichas transacciones se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. No serviría por tanto, englobar ventas en una factura recapitulativa que se hayan producido en periodos diferentes.
La factura recapitulativa deberá detallar la descripción de las operaciones con claridad y los suministros durante ese mes. No es válido por tanto, mencionar de forma única el total mensual de las transacción sin definir cuáles son las compras – ventas que integran el documento.
Si para preparar la factura recapitulativa es necesario recurrir a la información que contengan los albaranes, éstos deberán guardarse como referencia y soporte de información, quedando sujetos a la obligación de conservación al igual que la factura recapitulativa de la que forman parte.

La mejor forma de estar seguro en relación al formato que debe contener la factura recapitulativa, es utilizar una plantilla de factura homologada que cumpla con los elementos necesarios por parte de la Agencia Tributaria en relación a su validez.

Como ves, hacer una factura recapitulativa no es difícil si tienes claro cómo prepararla y la información que debe reunir de cara al cliente y la administración.