¿Cuándo se utiliza la nota de débito?
Las notas de débito son documentos financieros que se utilizan para notificar al cliente el cargo o débito de una cuenta determinada. Incrementan el valor de la deuda y proporcionan un ingreso a la empresa que la emite. Suele utilizarse en casos donde ha habido un error en la factura emitida, pero existen otros casos donde se utilizan.
Al emitir la nota de débito es necesario incluir en el concepto la justificación de la subida de la deuda, el cliente tendrá que pagar más dinero del que estaba previsto y es necesario informarle de por qué sucede.
Usos de las notas de débito
Algunas de las situaciones más frecuentes para emitir notas de débito son:
- Error en la facturación. Se ha facturado menos dinero del que corresponde y se envía una nota de débito con el incremento que corresponde.
- No incluir el IVA. En ocasiones se envían notas de débito al cliente porque no se ha incluido el IVA en la factura, para subsanar este error se emite el documento.
- Retrasos en el pago: Si se ofrece un descuento por pronto pago y al final el cliente paga más tarde de lo acordado.
- Gastos de envío: También es frecuente enviar notas de débito por los gastos de envío que se han incrementado.
- Gastos bancarios. Cuando se carga una comisión que se aplicó un cheque depositado.
En definitiva, cualquier motivo que incremente el pago del cliente y que no estaba contemplado.
Como vemos, la nota de débito incrementa la deuda que tiene el cliente con la empresa e incrementa el ingreso de la empresa. La empresa contabiliza las notas de débito como un activo que recibe, es completamente diferente a lo que sucede con las notas de crédito, que disminuyen el ingreso por parte de la empresa.
Recuerda, que para que tenga validez la nota de débito debe incluir la información del cliente que va a recibir el documento, los costes, intereses y otros gastos.
