Guía para contabilizar una nota de débito y crédito

Contabilizar notas de crédito

Uno de los documentos contables que utilizan las empresas son las notas de débito y las notas de crédito. Aunque esta últimas se suelen utilizar menos.

Las notas de crédito son un documento que se utiliza principalmente para disminuir el saldo de la cuenta de clientes. Esto se produce por distintos conceptos: descuentos, devoluciones, ajustes a mayores valores cobrados etc. Por ejemplo, hemos emitido una factura por 5.000 euros, pero deberíamos haber cobrado 2.500 euros. Y en vez de anular la factura lo que hacemos es emitir una nota a crédito de la diferencia y en el concepto sería, siguiendo este ejemplo, “devolución de mayor valor cobrado en –número de factura errónea-”.



Por el contrario, las notas de débito son anotaciones inversas a la de crédito. De hecho, son ajustes que se realiza a una determinada cuenta de un cliente para cobrar una deuda mayor que la que estaba prevista inicialmente en la factura. En la mayoría de las ocasiones la nota de débito es reemplazada por una nueva factura que justifica igualmente el aumento del valor. Esto sucede en la mayoría de las empresas, aunque las entidades bancarias prefieren añadir una nota de débito al extracto bancario.

Como vemos las notas de débito y las notas de crédito no son lo mismo, las notas de débito se utilizan en casos bancarios (carga de una comisión o sellado a un cheque depositado) y casos comerciales (cargos de intereses). Por ejemplo: error en la facturación, intereses, gastos de envío o gastos bancarios.

Cómo se contabiliza una nota de débito y crédito

A la hora de contabilizarlo de manera interna en una empresa, el formato de la nota de crédito es totalmente personalizable. En el caso de la nota de crédito, tenemos que devolver al cliente una determinada cantidad y debemos indicarle el concepto. Por lo tanto los datos obligatorios que han de incorporarse son:

  • Nombre de la empresa que la emite o logo de la empresa
  • Fecha de la nota de crédito. Esto es la fecha cuando estamos disminuyendo su crédito.
  • Cliente al que se le está haciendo la disminución de la cuenta
  • NIF del cliente
  • Nº de la nota de crédito (es fundamental que el número sea correlativo).
  • Afecta a la factura número a la que se le va a reducir el valor. Este dato es importante porque podremos saber en qué factura o facturas estamos disminuyendo la cuenta del cliente. Esto permitirá a su vez que tengamos un mayor control de nuestra contabilidad.
  • Concepto. Aquí se deberá explicar con detalle los motivos por los que ha realizado la devolución de ese dinero al cliente o la reducción del mayor valor cobrado al cliente.
  • Cuenta contable. Por lo general es el mismo de la cuenta de la factura, con la diferencia que se le añaden las devoluciones en ventas.
  • Retenciones (opcional) Se aplicaran retenciones a la cuenta también deberían especificarse. Por ejemplo, una retención por renta.
  • Nombre de cuenta cada uno de esas cuentas se le asignará un nombre de cuenta: clientes, IVA generado, devoluciones en ventas, etc.
  • DB/CR Señalar si es crédito o débito
  • Valor por el que se está haciendo la devolución, el pago, el IVA, etc.
  • Importe total
  • Firma de la empresa emisora
  • Quién recibe.
  • Fecha de recibido.

Por otro lado, tenemos que recordar que una factura de abono puede funcionar como nota de crédito. Siempre y cuando recibamos la mercancía que se haya devuelto y se haya aceptado su devolución. Además, como ya hemos comentado con anterioridad, podremos incluir varias facturas en una misma nota de crédito. Pero habremos de desglosar e identificar correctamente cada factura a la que se hace referencia.