Cómo contabilizar un albarán
El albarán o nota de entrega es un documento mercatil muy utilizado en transacciones comerciales entre clientes y proveedores. Acerca de este documento no existe una legislación competente en la que se regule su estructura o el contenido que debe incluir como ocurre con la factura.
Este hecho genera dudas a los empresarios o autónomos que utilizan en la práctica de su actividad justificantes de entrega relacionadas con cómo se deben tratar las notas de entrega en la contabilidad y cuál es la implicación fiscal de este documento.
Efectos fiscales y contables del albarán
Hay que recordar que el albarán o nota de entrega simplemente es un documento que acompaña la entrega de un pedido para acreditar la misma. Entre las funciones del albarán no se contempla la de justificar el pago de la mercancía o la de demostrar la validez de la transacción y por tanto no tiene validez frente a terceros. El albarán no es un documento válido a efectos fiscales.
Para poder garantizar que una operación comercial se lleve a cabo satisfactoriamente será necesario emitir una factura correspondiente a cada albarán.
¿Cómo se incluye un albarán en la contabilidad?
A la hora de contabilizar una compra o una venta procedente de una nota de entrega no se podrá incluir de ninguna manera el IVA soportado ( si se trata de una compra)o el IVA repercutido ( en el caso de una venta) ya que para Hacienda la nota de entrega no verifica ninguna transacción. El impuesto del IVA tendrá que ser devengado cuando se reciba o emita la factura. El albarán por sí solo no se puede emplear para deducir ningún impuesto.
El Plan Contable contempla este hecho y propone para su contabilización una cuenta específica para diferenciar los clientes que constan en las facturas de los que figuran en los albaranes. Del mismo modo existe este tipo de cuenta para distinguir proveedores.
Según la actividad económica que desempeñemos, es probable que se genere gran cantidad de documentos, entre ellos albaranes de compra o de venta, sobretodo si se trata de comercio. En la mayoría de ocasiones se suelen agrupar todos los justificantes de entrega correspondientes a un mes para un cliente en una factura recapitulativa. Esta factura supone un resumen detallado de todas las operaciones comerciales ocurridas incluyendo la información de los albaranes donde se tendrá que hacer referencia a las fechas y el número de albarán al que haga referencia cada transacción contenida en la factura.
Las facturas pendientes de recibir se deben contabilizar, especialmente si existe un inventario permanente en la empresa para facilitar información financiera de cara a elaborar las cuentas anuales. El control y registro en la contabilidad de los albaranes es especialmente importante cuando entre el período de recepción del albarán y el de la factura ocurre un cambio de ejercicio.
¿Es necesario conservar los albaranes?
Los albaranes no son documentos formales, por lo que legalmente no es obligatario conservarlos. Esto no quiere decir que no sea necesario o útil disponer de ellos.
Los profesionales o empresas utilizan las notas de entrega como ayuda para la gestión del almacén o como referencia en el proceso de facturación. Los justificantes de entrega son imprescindibles para comprobar que la información contenida coincide con la de la factura correspondiente emitida. De no ser así es posible que el albarán indique anotaciones por falta de mercancía, mala calidad o cualquier otro tipo de defecto y por tanto resulta interesante conservar dichos documentos para emitir la factura correctamente.
Por otro lado, si la factura recapitulativa aparecen reflejados todos los artículos de la misma forma en la que se mostraban en la nota de entrega no sería necesario conservar el albarán. En cambio, si la factura únicamente hace referencia a los albaranes que se están facturando sí que conviene conservarlos.
