¿La orden de compra debe estar numerada?
La orden de compra es un documento emitido por el comprador. Este último se compromete a pagar al vendedor por la compra de una mercancía o una prestación de servicios. Es importante tener en cuenta que no tiene la misma validez que una factura.
Numeración de la orden de pedido
Como es de esperar, toda orden emitida tiene una numeración de la orden de pedido. Este es un número que es único y correlativo. De este modo, ayudará tanto al comprador o al vendedor a localizar más fácilmente el envío y el pago del mismo.
- Ventajas de numerar una orden de pedido
- Tendrás más control sobre tus pedidos.
- Agilizará la adquisición de productos para tu empresa.
Especificaciones en una orden de compra
En una orden de compra se debe de especificar:
- Numeración de la orden de pedido.
- Nombre y dirección de la empresa que hace el pedido.
- Nombre y dirección del proveedor.
- La mercancía comprada o servicio prestado.
- El precio que tiene por unidad.
- La cantidad que se compra.
- Lugar y fecha de emisión del pedido
- El nombre de lo que compramos o en su caso el número que identifique al modelo.
- Un acuerdo de pago.
- Firma autorizada.
Cómo se utiliza una orden de compra
Aunque lo mejor sería explicar cómo se usa una orden de compra o nota de pedido, ya que simplifica mucho el proceso:
- El cliente decide comprar una mercancía de nuestro negocio.
- Éste emite una orden de compra y nos la hace llegar, por regla general es una plantilla electrónica.
- Recibimos la orden de compra y acto seguido le confirmamos al cliente que podemos cumplir con la misma.
- Si no nos fuera posible atender dicha orden de compra, se lo comunicaríamos a nuestro cliente y dicha orden quedaría anulada.
- Si, por el contrario, podemos atender la orden de compra, procederemos a retirarla de nuestro stock, y prepararla para su envío, procediendo a darle el número de la orden al cliente con la información para su entrega.
- Emitiremos la factura correspondiente a dicha compra, teniendo en cuenta el número de la orden de compra para que de esta forma coincida con la información de entrega.
- El cliente paga la factura de acuerdo con lo que hayamos pactado.
