Factura rectificativa por sustitución

Cómo hacer una factura completa
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En algunas ocasiones es necesario emitir una factura rectificativa por sustitución para poder enmendar un error cometido en el documento.

Siempre que las cuotas impositivas repercutidas hayan sido determinadas de forma incorrecta o bien, sea necesario recurrir a modificar la base imponible del documento, será necesario expedir una factura rectificativa por sustitución.

Existen algunos supuestos en los que no sería necesario emitir el documento rectificativo. Un ejemplo de ello son las transacciones en las que tiene lugar la devolución de envases, embalajes o mercancías, originadas como consecuencia de un posterior suministro, con el mismo destinatario de operación y para la que se hubiera emitido documento sustitutivo.

En ese caso, no se necesitará expedir una factura rectificativa sustitutiva a parte, sino que la modificación podrá realizarse en el propio documento expedido en dicha transacción. Tan solo se deberá restar el importe de las mercancías devueltas del importe total de la operación posterior.

De esta forma se podrá realizar una rectificación adecuada, cuando el tipo impositivo aplicable a las operaciones sea el mismo, independientemente de que el resultado obtenido sea negativo o positivo.

Como vemos, la factura rectificativa es un modelo de documento necesario en las operaciones comerciales, para poder solucionar aquellos errores y fallos que hayan podido producirse a la hora de preparar la factura.

Es importante recordar, que ante errores graves no es posible modificar una factura ya enviada al cliente, sin que se realice la rectificativa correspondiente.

Algunos profesionales han intentado apostar por esta alternativa para agilizar el proceso o evitar complicaciones en la contabilidad de los documentos, y después ante revisiones por parte de la Agencia Tributario se han visto sancionados, al producirse desencuentros entre la factura que tenía la empresa receptora sin modificar, y la de la emisora con la modificación.

Ejemplo de factura rectificativa sustitutiva

¿Pero cómo podemos preparar una factura rectificativa sustitutiva adecuada? ¿Cómo podemos estar seguros de que estamos cumpliendo con el modelo adecuado y que respetamos los detalles legales?



Pues bien, en Factufácil podrás encontrar las mejores plantillas de facturas para escoger el estilo que más se ajuste a tus necesidades, teniendo la seguridad de que todos son modelos verificados y validados. Así, ya no te quedará ninguna duda sobre si el formato es el correcto o si falta alguna información por incluir que resulte esencial para la validez de la factura.

Como decíamos en el apartado anterior, la sustitutiva es un tipo de factura rectificativa y como tal, solo podrá ser utilizada en ciertas ocasiones, siempre que se cumplan los elementos que la convierten en necesaria. Para indicarla utilizaremos “Tipo de Comunicación: A0” y escogeremos el tipo de factura que se adecue a la nuestra con las claves “R1”, “R2”, “R3”, "R4" y “R5”.

Además, como nos encontramos ante un caso de rectificación por “sustitución” será necesario apuntar cuál es el importe que se va a modificar en la factura, existiendo dos formas diferentes de poder hacerlo.

Ejemplo 1: Realizando un registro nuevo para añadir el valor correcto, una vez se rectifiquen los campos de base imponible, cuota y recargo, incluyendo el valor nuevo modificado en el apartado de "base rectificada", "cuota rectificada" y "recargo rectificado".
Ejemplo 2: Llevando a cabo un nuevo registro en el que se incluya los importes correctos tras la rectificación de los distintos apartados. Y después, otro registro a parte que detalle esos importes rectificados.

Supongamos el caso de una factura con base imponible 1.000 € y cuota 210 € que se procederá a rectificar.

Protocolo de Opción 1

Se emite una factura con base imponible de 800 € y cuota 168. Se procede a indicar una modificación realizada de 1000 € por base imponible rectificada y 210 € por cuota rectificada.

Por tanto, en el Libro registro de Facturas Expedidas se deberán anotar los siguientes campos:

Tipo Comunicación: A0
Tipo Factura: Rx
Tipo Rectificativa: S (para indicar que es sustitutiva)
En "Importe Rectificación" se deberá detallar cuál es la base rectificada (en este caso 1000) y la cuota rectificada (210) independientemente de que el signo sea negativo o positivo.
Importe total: refleja cuál es el valor total válido. En este caso 968.
Desglose IVA: reflejará cuál es la base imponible y la cuota repercutida en relación a esa base.

Protocolo de Opción 2

Otra opción es emitir una factura que incluya una base imponible de -1000 € y una factura rectificativa que indique una base imponible de 800 €.

Para ello, habrá que distinguir una primera factura que se registre en el Libro registro de Facturas Expedidas como:
Tipo Comunicación: A0
Tipo Factura: F1
Desglose IVA: base imponible de -1.000 y cuota repercutida -210.

En la segunda de las facturas rectificativas se incluirá:
Tipo Comunicación: A0
Tipo Factura: Rx
Tipo Rectificativa: S
Importe Rectificación: se detallará una base rectificada de 0 y una cuota rectificada de 0.
Importe total: se detallará el importe final válido de 968.
Desglose IVA: con base imponible de 800 y una cuota repercutida de 168.

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