¿Es obligatorio tener las facturas impresas?
Una de las grandes dudas que tienen los autónomos o pequeñas empresas es si es obligatorio conservar las facturas que emitimos o recibimos en formato papel. La legislación indica que las facturas deben conservarse al menos durante 6 años, pero ¿tenemos que imprimir todas las facturas y archivarlas? Lo cierto es que la factura electrónica ha permitido que dejemos de emplear el papel consiguiendo reducir el espacio de almacenaje y ayudando al medio ambiente.
El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, indica para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. La factura puede guardarse tanto de manera digital, como en papel, siempre que esté conservada de tal manera que se garantice su autenticidad, la integridad del contenido y su legibilidad.
Además, si fuera necesario mostrar las facturas a la Agencia Tributaria tienen que estar accesibles.
Por ello, las facturas recibidas de manera electrónicas no es necesario imprimirlas. Pero, ¿qué ocurre con las facturas que recibimos en papel? Si no queremos ocupar espacio de almacenaje con archivadores de facturas o preferimos tenerlas todas guardadas telemáticamente, es posible escanear la factura impresa y convertirla en un documento digital. El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 indica que es posible eliminar las facturas en papel siempre que el archivo digital sea una copia idéntica a la original. Podemos crear el archivo digital de la factura a partir de programas de facturación que estén certificados por la Agencia Tributaria.
La clave de una buena facturación es la organización, es recomendable contar con libros de facturas expedidas y emitidas para llevar un control de cada documento. Asimismo se crea una Base de Datos de Facturas que ayuda a la localización de los documentos.
Resumiendo, no es obligatorio imprimir las facturas recibidas en formato digital ya que tienen validez legal. Además, podemos transformar las facturas recibidas en papel a un archivo digital siempre que tengamos un software que certifique la operación.
