¿Necesitan las comunidades de vecinos un programa de facturación?

De primeras, puedes pensar que una comunidad de vecinos no necesita un programa de facturación, ya que no es una empresa o una persona que emita facturas. No obstante, existen varias razones por las que utilizar un programa de facturación es muy útil, además de evitar ciertos enfrentamientos, muy conocidos en muchas comunidades de vecinos.

Casos en los que una comunidad de vecino puede utilizar un programa de facturación.

Aunque no lo creas, una comunidad de vecinos puede realizar actividades económicas y facturar a personas físicas o empresas. Uno de los casos en los que se emiten facturas es la del alquiler de algún espacio común. Este espacio común puede ser utilizado, por ejemplo, para que una empresa coloque un anuncio. En este caso, la comunidad de vecinos deberá realizar una factura incluyendo los impuestos típicos como el IVA, pues este tipo de actividades están sometida al gravamen.

Otro caso en los que una comunidad emite factura es el de alquilar una plaza de un garaje a un particular. De nuevo, se deberá emitir una factura mensual con todos los requisitos e informaciones que deben aparecer en ella. También se facturan los alquileres de locales que se destinan a uso personal, como por ejemplo, un local que se ha alquilado para que una persona organice un evento o una fiesta.

Por último, aunque no se realizan facturas, un programa de facturación también puede registrar los gastos que se realicen en la comunidad, como por ejemplo contrato un servicio profesional durante un tiempo determinado (en este caso, el profesional será quien facture) o bien realizar un contrato laboral cuyas nóminas también se pueden registrar en el programa.

Qué datos de una factura de comunidad de vecinos

En una factura emitida por una comunidad de vecinos deben aparecer una serie de datos fundamentales:

Los datos fiscales tanto de la comunidad de vecinos como del destinatario
La descripción del servicio que se ha realizado
El precio unitario de dicho servicio
El tipo de IVA
El importe final desglosado. Hay que señalar la base imponible y la cuota tributaria, conformado por el IVA y otros impuestos que gravan.

Respecto a los impuestos que deben aparecer en la factura, obligatoriamente debe aplicarse el IVA, puesto que servicios como los alquileres es un tipo de consumo de particulares o de empresas. En este caso, si se alquila un espacio común para fines profesionales, el porcentaje de IVA a aplicar será del 21%. No obstante, si se alquila un espacio a un particular, el servicio estará exento de IVA, según la legislación.

Ventajas de utilizar un programa de facturación para una comunidad de propietarios

Normalmente, en una comunidad de propietarios existen varios cargos que llevan a cabo tareas como la presidencia, la tesorería, o personas denominadas vocales. Existe una persona encargada de llevar la contabilidad y la facturación que puede utilizar unos libros contables para ello. Sin embargo, usar un programa de facturación le proporcionará muchos beneficios en su trabajo:

Permite ahorrar tiempo en el control de facturas y en la emisión de ellas.
Se pueden clasificar utilizando una infinidad de parámetros.
Ahorra costes a la comunidad, pues todo está informatizado y evita el uso del papel.
Evita errores. Al utilizar un programa en el ordenador se pueden corregir faltas que luego podrían ocasionar malentendidos en los clientes.
Evita confusiones y malentendidos entre los vecinos. Por ejemplo, se puede evitar que los documentos se pierdan y luego algún vecino reclame algo.
Todos los vecinos pueden acceder fácilmente a la base de datos, lo que agiliza mucho el control de facturas.

Como ves, utilizar un programa de facturación en una comunidad de vecinos solo aporta beneficios y ayuda a establecer buenas relaciones entre ellos.